Организация работы отдела продаж — этапы, методы и задачи

На начальном этапе рыночной деятельности, чаще всего, продажи организует владелец компании. Что вполне объяснимо: в первую очередь именно он заботиться о продвижении и росте своего бизнеса, поэтому и начинает сам заниматься поиском клиентов.

Организация работы отдела продаж

Организация работы отдела продаж - этапы, методы и задачи

Когда у собственника предприятия изначально не получается создать базу данных со сведениями о клиентах, то можно считать, что последующая деятельность практически невозможна. Если же потребители есть, и объем их увеличивается, повышается и количество дел. Следовательно, возникает большое количество задач, требующих незамедлительного решения.

Как урегулировать все вопросы? Решением всех проблем один начальник заняться не сможет, поэтому ему потребуется принять в штат менеджеров, не только для выполнения первичных задач, но и для поиска новых покупателей. На данном этапе перед руководством встаёт намерение создать эффективный отдел продаж.

Что такое отдел продаж?

Для процветания и стального развития каждого бизнеса необходимо наличие профессиональной команды.

Что она из себя представляет? Обычно под этим термином понимают коллектив работников, которые берут на себя функции по поиску и привлечению новых заказчиков, обработке возражений и удержанию клиента на длительный срок. Комплексный подход и совместная деятельность обеспечат гарантированный результат.

Первая необходимая цель каждого начальника – организация отдела продаж

Организация работы отдела продаж - этапы, методы и задачи

Распространенная проблема большинства малоопытных предпринимателей – взять все или практически все обязательства по продажам на себя.

В итоге получается так, что старые клиенты какое-то время ещё работают на оговоренных условиях, и бизнес прибыль получает. Но у руководителя недостаточно сил на стабилизацию уже существующих заказчиков и поиск новых покупателей.

Приверженность к конкретной компании постепенно уменьшается и в результате клиент уходит.

Именно в этот не самый подходящий момент появляется конкуренты, которые с лёгкостью переманивают заказчиков. Чаще всего конкурентами являются областные представители компаний, которые быстро развиваются.

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж!

Обычно в рабочем персонале таких фирм всегда есть активный и целеустремленный работник, имеющий огромный опыт в продажах.

Возможно, ранее был управляющим и его заработная плата, в основном, зависела от факта привлеченных заказчиков и суммы их договора.

Такие специалисты в своей сфере быстро ориентируются и работают по многократно обработанной схеме, а также используют рабочие инструменты, реально приносящие доход компании.

Чтобы более детально разобраться, представим, что ситуация выглядит примерно следующим образом: существует некое предприятие А, которое не уделяет должного времени на активное привлечение клиентов и личные переговоры.

Это как раз и является отличной мишенью для конкурента, то есть заинтересованные заказчики есть, но довести их до продажи нет возможности.

Обычно в этом момент и появляется на горизонте грамотный конкурент, который предполагает заказчикам:

  • Выгодные условия, по сравнению с другими компаниями;
  • Дополнительные скидки или бонусы при дальнейшем сотрудничестве.

Вот тут и уходит значительная часть клиентов. Менеджер по продажам конкурирующего предприятия, очевидно, выполнит план, или возможно перевыполнит (по количеству новых заказчиков) и получит бонус к заработной плате.

Что произошло с компанией А? Первое и самое значительное, то что она потерпела крах и не получила прибыли. И второе – отсутствие прибыли произошло по причине ухода половины клиентов. При дальнейшем подобном раскладе, руководству придётся закрыть предприятие из-за больших убытков.

Что дальше: крах или дальнейшая деятельность бизнеса

Есть ли смысл продолжать работать в сложившейся ситуации? Ответ категоричен: нет. Можно конечно, оценить ситуацию на рынке и провести анализ деятельности соперников, но вернуть клиентскую базу, когда работают профессионалы, невозможно.

Собственник предприятия, он же и начальник отдела продаж пытается найти выход из кризиса. Заниматься поиском новой базы заказчиков он просто не может из-за нехватки времени и сил. Владелец бизнеса работает, но проблемы увеличиваются, и он все равно не отступает.

Как только он опустит руки – бизнес рухнет.

Итог следующий: наличие профессиональных работников по продажам в компании не только снижает риски краха предприятия, но и увеличивает прибыль за счёт новых заказчиков.

Следует отметить, что организация отдела продаж, контроль работы, стимулирование работников премией за выполнение плана – однозначно средства, способные правильно организовать структуру компании.

Директор компании должен принимать соответствующие меры вовремя, если рассчитывает на длительную работу своего бизнеса.

Правила организации работы отдела продаж

Чтобы начальнику организовать и наладить эффективную работу отдела по продажам потребуется много сил и знаний. Невозможно, за маленький срок разобраться в ее специфике, поскольку процесс действительно сложный.

Многие руководителя считают, что если оформить пару человек на должность менеджера по продажам, то доход сразу увеличится. Если работник не справится со своей задачей, его следует уволить и взять нового сотрудника. Это совершенно неправильный подход к делу. Мало того, что владельцу придётся все время вкладываться в развитие новых работников, так ещё и прибыли у компании не будет.

При подборе персонала, для выявления опыта и навыков работы в сфере продаж, руководителю рекомендуется проводить конкурсы между претендентами.

Организация работы отдела продаж - этапы, методы и задачи

Как показывает статистика, оптимальное количество работников – пять, не считая руководителя отдела. Опытные работники всегда имеют в виду, что далеко не каждый потенциальный клиент соглашается на конкретные условия, чаще всего это 1 к 25. Таким образом, чтобы заполучить постоянного заказчика потребуется совершить 25 звонков. Для успешного выполнения плана менеджеру необходимо:

  • Изучить имеющийся материал;
  • Применять и совершенствовать свою технику;
  • Знать методы и способы продаж.

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж!

Да, естественно слабые сотрудники будут уходить, но это не скажется на прибыли компании, за счёт уже имеющихся работников. Поэтому так важно, на начальном этапе набрать пять, а можно и больше менеджеров по продажам.

Структура отдела продаж

Правильная форма работы не заставит долго ждать результатов и уже в ближайшее время владелец бизнеса выйдет на стабильный доход. Ниже представлена стандартная схема подразделения продаж.

Конечно, эта таблица не является структурой, которая должна быть в каждой компании. Но используя типовой образец, владелец бизнеса сможет изменить или усовершенствовать её, для своего бизнеса.

Например, ввести должность администратора.

Организация работы отдела продаж - этапы, методы и задачи

Кто такой администратор и для чего он нужен

Администратор, это тот человек, который комфортно себя чувствует в постоянной рутинной деятельности. Можно сказать, что в какой-то степени ему потребуется быть в роли секретаря. В обязанности такого специалиста входит:

  • Экономия рабочего времени менеджера;
  • Проверка документации, поиск утраченных данных;
  • Составление договоров, отчетов;
  • Подготовка коммерческого предложения для покупателя;
  • Дополнение электронной базы заказчиков.

Организация работы отдела продаж - этапы, методы и задачи

Обычно, когда владелец бизнеса принимает решение о назначении должности администратора, то компания в его лице приобретает квалифицированного работника в своей области. Следовательно, расходы на администратора быстро окупятся, и развитие бизнеса пойдет вверх.

Заключение

Дополнительно, хотелось бы отметить, что только от собственника бизнеса зависит будущее компании. Он обязан учитывать все возможные проблемы, возникающие в процессе. Главная цель владельца — получить прибыль. Достигнуть финансовой стабильности, можно с помощью правильно подобранной и организованной команды сотрудников, обращая особое внимание на штат менеджеров по продажам.

Источник: https://www.fif.ru/stati/organizacija_raboty_otdela_prodazh/

Работа отдела продаж компании — план организации, режим и график, анализ эффективности

Организация работы отдела продаж - этапы, методы и задачи

Главная цель коммерческой организации – получение прибыли. Для этого юридического лицо использует схемы повышения эффективности продаж, нанимает более квалифицированных сотрудников.

Бизнес-процессы, протекающие внутри компании, призваны оптимизировать и повысить эффективность каждого отдела предполагаемой структуры.

Сегодня мы поговорим о том, что такое отдел продаж компании, рассмотрим характерные особенности процедуры, задачи, структуру и анализ эффективности внесенных изменений.

Коротко о главном

  • Работа отдела продаж – деятельность квалифицированных специалистов, направленная на привлечение клиентов и реализацию актуальной продукции.
  • В таком случае применяется технологии по расширению личного состава, организации их более эффективной работы.
  • Специалисты в области маркетинга выделяют несколько задач отдела продаж организационной структуры:
  • увеличение количества потребителей компании – процедура характеризуется создание «воронки продаж», конвертацией простых посетителей в постоянных покупателей. Более приоритетное направление деятельности – привлечение и формирование клиентской базы;
  • увеличение среднего чека – менеджер по продажам обязан повышать не только объемы продаж, но и конечную сумму торговой сделки. Для достижения положительного результата выделяют несколько направлений: повышение стоимости продукции или использование технологии кросс-продаж;
  • ведение клиентской базы, лидогенерация – учет перечня постоянных покупателей повышает информативность и эффективность маркетинговых кампаний, персонализируются взаимоотношения с потребителями;
  • деятельность по продвижению продукции – большая часть задач возлагается на маркетинговый отдел, однако существуют и исключения. Совместная работа двух надстроек повышает не только объема продаж, но и популярность конечного продукта.

Работа отдела продаж стоит на нескольких принципах:

  • ориентация продукта и деятельности на удовлетворение потребностей клиентов;
  • добровольное объединение с другими подразделениями компании;
  • поставленные задачи согласовываются на разных уровнях одного отдела.
Читайте также:  Что такое личный бренд, как создать его с нуля и продвигать в соц. сетях

Структурные особенности отдела продаж

Выбор оптимального варианта сопровождается учетом следующих факторов:

  1. Постановка задачи.
  2. Количественная характеристика персонала.
  3. Область профессиональной деятельности организации.
  4. Характерные особенности и сложность конечного продукта или услуги.
  5. Уровень дифференциации деятельности отдела.
  6. Географическое месторасположение торговых точек.

Дальнейшее повествование будет направлено на качественную характеристику наиболее популярных моделей отдела продаж компании.

Для удобства восприятия разобьем дальнейшее повествования на несколько логических блоков.

Основные модели работы отдела

Функционально-линейная

Такая структура актуальна для компаний, которые выпускают один продукт и не планирует расширяться в будущем.

Первый уровень (наивысший) занимает начальник отдела продаж, функции которого представлены ниже:

  • контроль над выполнением плана, задач и поставленной цели;
  • сбор сопроводительной информации о персонале и клиентской базы;
  • поддержка дисциплины и монолитности созданной структуры;
  • оптимизация бизнес-процессов, ведение и контроль за документооборотом;
  • обеспечение сотрудников материально-технической базой;
  • налаживание коммуникаций между надстройками.

Второй уровень состоит из руководителей функциональных подразделений, задачи которых колеблются от особенностей бизнес-процессов организации.

Тут вы узнаете, как правильно работать с возражениями клиентов в продажах.

Организация работы отдела продаж - этапы, методы и задачиФункции отдела продаж.

Как правило, речь идет об общении с постоянными покупателями, контроле за разработкой маркетинговой кампании. Возможно деление ответственных лиц, в зависимости от разности подходов к реализации продукции (активные и/или пассивные продажи).

Третий уровень представляют сотрудники организационной структуры, находящиеся в подчинении вышеназванных лиц (линейная зависимость). Каждому сотруднику отводится собственная роль, круг обязанностей, продиктованных занимаемой должностью, ее спецификой.

Матричная структура по географическому признаку

Коммерческой компании, торговые точки которой расположены в разных регионах, выгодно строить отдел маркетинга по матричному принципу.

Такая схема «разгружает» ведущих менеджеров, но повышает риск возникновения конфликтных ситуаций.

Ответственное решение заключается в подборе оптимального количества региональных представителей первого уровня. Если объемы продаж рассматриваемой точки малы, то целесообразно перенести ее под патронаж соседнего специалиста. В противном случае привлекается несколько ответственных лиц.

Организация отдела сбыта по товарным категориям

Структура характеризуется двойным подчинением сотрудников как функциональному начальству, так и управляющему товарной категорией.

Такой подход к организации верен, если:

  • производится и продается высокотехнологичный или инновационный товар;
  • продукция реализуется в розницу, малыми партиями;
  • имеется широкий, но узконаправленный ассортимент;
  • конечный продукт требует дальнейшего сопровождения (монтаж, наладка, ремонтные работы).

Что такое пассивные продажи и чем они отличаются от активных вы можете узнать здесь.

Организация отдела сбыта по типу клиента

Система имеет матричный вид, характеризуется участием не только функционального руководителя, но и специалиста по сегментам потребителей.

Коммерческая организация формирует данную структуру, если:

  • присутствуют специфические факторы, влияющие на конечный результат торговой операции;
  • выделено не более пяти сегментов;
  • присутствуют специфические особенности каждого из сегментов.

Важно знать! Если реализуемый товар не предполагает приобретение дополнительных аксессуаров, то компании следует организовать отдел продаж по товарной категории.

Организация работы отдела продаж - этапы, методы и задачиСтруктурные элементы отдела продаж.

Этапы организации работы отдела продаж

Квалифицированные специалисты выделяют несколько этапов планирования и организации вышеназванной надстройки:

  1. Определение требуемой квалификации персонала – проводиться анализ должностных обязательства каждого сотрудника. Сравните полученные результаты с идеальными показателями, озаботьтесь подбором соответствующего персонала.
  2. Разработка должностных инструкций – это документ, описывающий права и обязанности каждого наемного работника. Дополнительно указывается перечень доступной материально-технической базы для воплощения задуманного в жизнь.
  3. Распределение должностных обязанностей между работниками – поставленная задача разбивается на множество мелких составляющий, выполнением которых занимается весь коллектив.
  4. Формирование рабочего графика – определяется продолжительность трудовой деятельности, распределение выходных дней и перерывов на обед.
  5. Постановка целей и задач – заданное направление развития определяется для всего отдела, тогда как задачи имеют индивидуальный характер.
  6. Разработка системы контроля деятельности отдела – задаются оптимальные показатели для оценки эффективности организационной структуры. Чаше всего используют следующие: объемы реализованного товара, количество новых покупателей.
  7. Определение стандартов – определение качественных и количественных показателей трудовой деятельности коллектива. Процедура предполагает жесткое регламентирование объема проделанной работы. Что представляет собой профессиональный стандарт бухгалтера вы узнаете по ссылке.
  8. Разработка системы повышения уровня квалификации сотрудников – для повышения стабильности коммерческой компании используются обучающие мероприятия, обеспечивающие личностный и профессиональный рост наемных работников.

Существует несколько стандартизированных мер, повышающих эффективность работы отдела реализации конечного продукта:

  • внедрение CRM-системы – автоматизированный инструмент, позволяющий создавать и контролировать клиентскую базу, информировать об изменениях приоритетных показателей. Интегрирование технологии с телефонией повышает уровень взаимодействия с клиентами, длительность и плодотворность телефонных переговоров;
  • разработка собственных скриптов продаж – создание «сценария» деловых переговоров значительно упрощает их ведение, незаменимый инструмент для малоопытных менеджеров;
  • тайный покупатель и проверка точек сбыта продукции – для оценки эффективности и качества сервиса воспользуйтесь достижениями современности;
  • анализ – действия руководства подчиняются здравому смыслу и логическим умозаключениям. Если объемы продаж падают, виноват не всегда региональный руководитель, проверьте качество трудовой деятельности его подчиненных.

Для индивидуального повышения эффективности существует несколько признанных методик:

  • обучающие мероприятия – постоянное изучение новых технологий и подходов расширяет кругозор, стимулирует применение теоретических знаний на практике;
  • настройка внутрифирменного маркетинга – недостаточно мотивированный персонал не в состоянии создать благоприятные условия для выполнения утвержденного плана продаж;
  • организация ежемесячных конкурсов – эффективный инструмент поощрения наиболее отличившихся работников (премирование или начисление выходных дней);
  • активное использование «воронок продаж» – осведомленность сотрудников об эффективных методах привлечения клиентов повышает не только мотивацию, но и объемы реализованной продукции.

Источник: http://FBM.ru/kak-sozdat-svojj-biznes/marketing/rabota-otdela-prodazh.html

Организация работы отдела продаж. На что обратить внимание?

Организация работы отдела продаж — это первое, что должен сделать руководитель отдела на новой должности. Он должен заняться организацией, чтобы работа в отделе продаж стала эффективнее и результативнее. О том, как это сделать, мы и поговорим.

Организация работы отдела продаж: основные задачи

Начальнику отдела продаж необходимо выполнить организацию работы с подчиненными таким образом, чтобы каждый работник был занят реализацией своей задачи, причем делал это эффективно, точно и в срок. Это основное, что должен уметь делать руководитель отдела продаж.

На первом этапе организация работы отдела связана с определением готовности рабочих мест к производственному процессу, работоспособности техники, телефонных линий, состояния мебели, необходимого количества канцтоваров.

Если работа специалистов остановится из-за недостатка бумаги или сломанного стула, — это будет самая глупая причина, вероятность которой важно свести к нулю.

Поэтому организационные вопросы должны быть решены в первую очередь, а необходимые расходы согласованы с руководителем организации.

Если же подобная проблема случилась, она должна быть решена незамедлительно, а не затягиваться на несколько дней, а то и недель.

Организация работы отдела продаж - этапы, методы и задачи

Если в отделе продаж работают мужчины, которые постоянно помогают кому-либо в организации что-либо привести, куда-то съездить — немедленно прекратите это!

Менеджер по продажам должен в первую очередь выполнять свои должностные обязанности и приносить деньги компании, а не выполнять обязанности водителя, грузчика, курьера.

Для доставки или переноски грузов есть свои кадры c соответствующей квалификацией и уровнем оплаты. Занимаясь только продажами, отдел может значительно улучшить свои показатели, а организация — увеличить прибыль. Этот момент обязательно нужно учесть при эффективной организации  работы отдела продаж.

То же самое можно сказать, если на продающих сотрудников возложены другие, не профильные обязанности. Это может быть продвижение сайта или создание базы данных — для этих задач есть свои специалисты, которые могут их решать с большим желанием и эффективностью.

Организация работы отдела включает создание входящего потока клиентов

Специалист больше 80% своего времени должен быть занят общением с клиентами. Лучше и эффективнее, если это будет входящий поток, так как его отработка требует меньших трудозатрат. Поэтому поделитесь своими идеями с отделом маркетинга или руководством, каким образом этот входящий поток организовать.

Если специфика работы сотрудников основана на исходящих звонках, доведите количество разговоров в час сначала до 15, а затем при необходимости до 20 (если много отказов). Если работник не будет каждый час ходить курить, пить кофе, посещать санузел, болтать с коллегами, он вполне может осилить эту цифру.

Еженедельные планы и собрания

Доводим до персонала личные еженедельные планы — организовываем все необходимое для выполнения плана — контролируем результаты работы на еженедельном собрании.

Каждый сотрудник должен знать свой план на месяц, неделю, день. Он должен знать, что с него спросят за выполнение этого плана.

План обязательно должен быть персонализирован, иначе менеджеры не смогут ощутить личную ответственность за результат, а значит не будут замотивированы его показать.

Список личных результатов на стене кабинета и его ежедневный мониторинг  —  отличный стимулятор для работы и конкуренции.

Когда вы только пытаетесь организовать работу отдела продаж, планирование лучше делать обширным, то есть указать необходимое количество новых клиентов, количество постоянных и обязательно запланированную сумму продаж.

Помимо ежедневного контроля для анализа и мотивации сотрудников необходимо проводить еженедельные собрания.  Приведем советы для проведения эффективных совещаний с сотрудниками:

  • Собрание должно состояться при любых условиях.
  • Продолжительность собрания не должна превышать одного часа.
  • Все вопросы для обсуждения должны быть запланированы и объявлены в начале собрания.
  • Все вопросы должны быть решены во время обсуждения, ответственные зафиксированы на бумаге, строки установлены.
Читайте также:  Франшиза "Календарь подарков" - магазин сувенирной и подарочной продукции

Деление менеджеров на опытных и не очень

Организовываем работу с сотрудниками по уровню квалификации — разному уровню формулировки целей — разному уровню контроля.

Обязательно нужно разделять руководство менеджерами с большим опытом, а также новичков, совсем недавно окунувшихся в море продаж.

Люди с опытом не потерпят чрезмерного контроля и давления, тем более от человека, пришедшего со стороны и, возможно, отлично знающего продажи, но не знакомого со всеми тонкостями работы. В этом случае, основная задача — убеждение.

Да, нужно найти подход, нужно быть немного психологом, однако это того стоит. Командное взаимодействие профессионального руководителя и опытных менеджеров по продажам может дать отделу новое дыхание.

Начинающие продавцы на начальном этапе работы требуют четких инструкций, доступного разъяснения целей, способов их достижения, да и просто обычной помощи и человеческой поддержки.

Однако в работе с новичками тоже есть свой плюс — вместе обучаетесь, вместе добиваетесь успехов, вместе проходите «огонь, воду и медные трубы». Через некоторое время образуется команда, которой по плечу любые цели.

Очень хорошо, когда молодые специалисты проходят обучение внутри отдела, в котором будут работать, благодаря системе наставничества.

Причем очень важно, чтобы наставник был доброжелательно настроен и заинтересован в положительных результатах своего стажера.

Такая форма обучения демонстрирует новичку практические способы решения рабочих моментов, на разгадку которых при самостоятельном обучении потребовалось бы длительное время и множество проб и ошибок.

Если в отделе много новичков, руководителю необходимо постоянно поддерживать обратную связь с коллегами, собирать информацию о всех сложностях, которые у них возникают, находить оптимальные решения, а затем проводить оперативные пятиминутки либо еженедельное обучение.

Эффективность обучения продажам обуславливается следующими правилами:

  • регулярностью
  • четкостью и конкретностью информации
  • наличием домашнего задания
  • проверке домашнего задания
  • отработкой знаний на практике
  • контролем применения новых навыков в работе
  • итоговым экзаменом

Документирование своей работы

Не забывайте, что организация работы отдела продаж состоит в регулярном составлении отчетности о своей деятельности, иначе руководство может засомневаться в количестве и качестве вашей работы.

Заведите себе привычку готовить еженедельные, ежемесячные, квартальные и годовые отчеты, даже если у вас эти отчеты не спрашивают, чтобы в любой момент по первому требованию вы могли их предъявить руководству

Источник: http://prodagi-life.ru/organizaciya-raboty-otdela-prodazh-na-chto-obratit-vnimanie/

Организация работы отдела продаж

Каждый руководитель отдела продаж, приступая к работе на новой должности, должен правильно все организовать. Надо помнить о том, что именно разработка отдела продаж является важной составляющей при планировании деятельности всей компании. Наша статья расскажет обо всех особенностях этого процесса и осветит ключевые моменты, на которые должен обратить внимание руководитель.

Что же потребуется для создания или улучшения уже существующего отдела по продажам товаров? Это следующее:

  • Формулирование главных целей.
  • Разработка удобной структуры отдела.
  • Определение форм работы с клиентской базой.
  • Ключевые показатели эффективности отдела продаж.

Грамотная организация работы всегда начинается с постановки правильных задач и выбора приоритетных направлений. Главной структурной целью тут должно стать такое распределение обязанностей, чтобы коллектив действовал как единое целое.

Нельзя допускать, чтобы какой-то сотрудник перетягивал одеяло на себя, желая выделиться перед начальством. Производительность значительно возрастет, а вместе с ней увеличатся и продажи, когда каждый работник четко будет знать свой отведенный фронт работы.

Создавая подходящую организационную структуру, стоит помнить о том, что продажи должны быть непрерывными и стабильными, а разделение труда – выгодным для компании.

Создавая подходящую организационную структуру, стоит помнить о том, что продажи должны быть непрерывными и стабильными.

Цели во многом зависят от политики сбыта компании. Они могут быть следующими:

  • Получение постоянной финансовой прибыли.
  • Удовлетворение клиентского спроса.
  • Захват желаемой доли рынка.
  • Конкурентоспособность товаров.
  • Повышение имиджа компании.

Менеджеры по продажам

Главное звено отдела продаж, на котором все держится, – это менеджер по продажам. Данный специалист должен быть квалифицированным, любить и уметь продавать.

Отличные менеджеры получаются из людей с психологическим образованием, которые знают подход к клиентам. Не стоит забывать и про обучение персонала, которое в среднем проводится один раз в два месяца.

Обучение необходимо, когда продавцы плохо разбираются в характеристиках товаров и действующих программах.

Обычно при разделении труда появляются небольшие отделы. В одних работают менеджеры, которые специализируются на переговорах, письмах и встречах с клиентурой. В других трудятся сотрудники, отвечающие за холодные звонки и электронную почту. А в третьих работают люди, занимающиеся рекламой.

Инструменты управления

Контроль – это залог успеха функционирования отдела, занимающегося продажами. Важно подобрать хорошую мотивацию, чтобы сотрудники усердно работали. В роли мотивации выступают поощрения: материальные и нематериальные.

Материальные всегда эффективней, но не все компании могут себе позволить это. Нематериальные тоже действенны и не требуют особых затрат со стороны компании.

Сюда относят грамоты, значки, устные и письменные благодарности, кубки и прочее.

Контроль – это залог успеха функционирования отдела, занимающегося продажами.

Правильное формирование – залог успеха, но начинающие руководители допускают на этом этапе ряд типичных ошибок. Рассмотрим их:

  • Экономия на сотрудниках.
  • Создание конкуренции в коллективе.
  • Не дают работникам полноценного отдыха.

Без продаж у компании, работающей в сфере торговли, не может быть будущего. Поэтому построить и открыть современный и эффективный отдел продаж – это половина дела. После этого можно надеяться на прибыль и развитие компании. В нашей статье мы постарались ответить на вопрос, как создать отдел продаж с нуля, и надеемся, что наши советы будут полезны.

Источник: https://zhazhda.biz/base/organizaciya-raboty-otdela-prodazh

Построение отдела продаж с нуля

Построение отдела продаж с нуля – достаточно сложный процесс, требующий определенных знаний и навыков. Как эффективно построить и организовать отдел продаж, чтобы он давал максимальный результат с нуля – читайте в этом материале.

Как организовать отдал продаж? Можно ли заниматься построением отдела продаж самостоятельно?

Для начала, давайте посмотрим на идеальный отдел продаж, каким он должен быть:

  1. Все менеджеры одинаковые: нет звезданутых или зазвездившихся. Продажи не зависят от одного продажника.
  2. Работа ОП прозрачная. За 30 минут времени можно понять на сколько эффективно отработал каждый сотрудник. Вы в любой момент можете снять отчет по любому критерию (продажи по каждому менеджеру, по каждому товару, по рентабельности за любой период).
  3. Предсказуемость продаж. В каждой компании есть средний цикл сделки. И, следовательно, понимая на каком она этапе каждая и сколько сделок планируется от поставленных задач, можно посчитать прибыль за месяц уже в середине месяца.
  4. Масштабируемый ОП. Если предприниматель захотел открыть филиал в другом городе — а у него все необходимое есть (методика, как набрать новых менеджеров; система мотивации (морковка сзади и морковка спереди); CRM система и виртуальная АТС; обучающие материалы по продуктам и по техникам продаж и т.д…
    Или возникла потребность просто расширить штат, то с грамотном отделе продаж это не составит труда.
  5. Взаимодействующий. На продажу влияет все: бухгалтерия, маркетинг, производство, логистика и ОП должен взаимодействовать со всеми (бюрократия должна быть здоровой).
  6. Гармоничный. Все показатели эффективности бизнеса должны быть в равновесии: затраты на производство, логистику, оплату, издержки, скидки, акции. И, конечно, итоговые: рентабельность, себестоимость, прибыль.
  7. Структурированный ОП. Сколько бы не было этапов взаимодействия с клиентами (одноэтапные или двухэтапные или трехэтапные продажи), вы всегда должны понимать на каком этапе идёт общение с клиентом.

Способы создания отдела продаж:

Нанять хороших продажников и продажи пойдут сами по себе, потому что люди знают как нужно продавать, и сами создадут для себя условия развития продаж.

Обратиться к профессионалам, чтобы построить полноценный отдел продаж под ключ. Например, к нам ????
Мы построили не один десяток отделов продаж, знаем все подводные камни, можем запустить отдел в полноценную боевую работу за 2-3 месяца. Но было бы неправдой сказать, что самостоятельное создание отдела продаж невозможно.

Если же возникнут трудности или захочется все сделать с первого раза и эффективно, наше предложение по созданию отдела «под ключ» в силе.
Главное знать, что есть два основных подхода к такому процессу, как организация работы отдела продаж. Тут ты можешь узнать в чем их отличия, недостатки и преимущества.

Сейчас мы остановимся на действиях, которые необходимо предпринять для создания полноценного отдела продаж.

Читайте также:  Бланк отчета СЗВ-М - сведения о застрахованных лицах

Алгоритм построения отдела продаж

Шаг № 1. Определить ресурсы

Сначала мы должны определить ресурсы, которыми располагаем. В первую очередь — это финансы. Например, затраты на создание отдела продаж в Москве «с нуля» составят:

Единоразовые затраты:

  • Организация рабочего места менеджера (15 000 — 40 000 руб.)
  • CRM система на одного сотрудника (3000 — 30 000 руб.)
  • Виртуальная АТС и телефонное оборудование, с возможностью фиксации и записи разговоров на сотрудника (2 000 — 5 000)

Необходимо иметь запас ресурсов минимум на 3 месяца. Это срок, за который продажник выходит на окупаемость. Поэтому нужно иметь запас для его кормления без учета его доходов.

Ежемесячные затраты:

  • Аренда из расчета 5 м2 на сотрудника (4 500 – 45 000 р.)
  • Оклад (35 000 – 60 000 руб.)
  • Телефон (1500 – 6000 руб.)

Итак, создание отдела продаж с одним специалистом, по грубым прикидкам, в Москве обходится в 143 000 – 380 000 рублей. Это только непосредственные издержки, связанные с работой менеджера, а для нового бизнеса затраты на порядок выше.

Можно, конечно, рассчитывать, что менеджеры много всего напродают в первый месяц, но исходя из опыта, я бы не стал этого делать. Пусть это будет приятным сюрпризом, если они распродадут все, что только можно;).

Поэтому, планируя свои финансовые ресурсы, необходимо четко понимать стоимость организации одного специалиста по продажам.

Временные ресурсы. Построение отдела продаж с нуля занимает не менее 4 рабочих часов в день в первый-второй месяц. Не менее 2 часов в день в третий месяц.

Если собственник/коммерческий директор планирует заниматься созданием отдела продаж, то он должен четко выделять это время на отладку работы системы.

Если это время сложно выделить, то нужно нанимать человека, который будет заниматься построением и организацией данного механизма – начальника отдела продаж.

Человеческие ресурсы. Необходимо понять, сколько менеджеров может позволить себе компания с точки зрения финансов. И сколько их при выполнении планов продаж может переварить сама компания. Чтобы не получилось, что менеджеры напродавали, а компания не может произвести товары или оказать услуги.

Шаг № 2. Регламентировать процессы продаж

Обычно этот шаг опускается. Нет, процессы продаж, конечно, в любом случае формируются, но хаотично.

Первый специалист продает одним способом, второй другим, один общается с отделом закупок напрямую, другой через первого, третий вообще считает, что знает о возможностях отдела закупок лучше самих закупок.

Зоны ответственности не понятны, свести в единую статистику этот зоопарк невозможно. Именно из-за этого и появляется представление, что регламентировать отдел продаж невозможно.

Через какое-то время сами по себе процессы устаканиваются, менее успешные продавцы подсматривают работающие схемы у более успешных, и, в конце-концов, вырабатывается более-менее единый алгоритм. Но для этого должно пройти существенное время, и процессы так и останутся лишь более-менее едиными, при построении отдела под ключ мы такого не допускаем.

Поэтому, для того, чтобы управлять единой системой, а не разрозненными индивидуальностями, и требуется первично продумать базовые документы отдела продаж.

Основные регламенты, необходимые для большинства отделов продаж:

  • Правила привлечения новых клиентов;
  • правило подготовки коммерческих предложений;
  • правило взаимодействия с отделом закупок, техническим блоком, бухгалтерией и логистикой;
  • правило клиентской поддержки.

Регламент отдела продаж — это не единожды написанный и жестко зафиксированный документ, это живое описание реальной работы. Он должен постоянно меняться, потому что невозможно написать его раз и навсегда правильно.

Пока по нему не начали действовать, вообще сложно представить эффективность его работы, поэтому он может быть только ориентиром. Регламент не должен быть более 1 страницы А4, в идеале — это должна быть простая блок-схема на половину страницы А4.

Если он выходит на вторую страницу, значит он работать не будет.

Проверять работоспособность регламента можно одним простым способом. Дать почитать его трем-четырем участникам процесса, а затем убрать его, и дать возможность этим участниками его проговорить.

Если у всех есть понимание совместной работы и границ ответственности, тогда он рабочий, если возникли кривотолки, его нужно дополнять.

Регламент не должен содержать больших разветвлений и сотен исключений, он должен работать в 80% случаев, для остального должна быть возможность договариваться участникам отдела продаж.

Шаг № 3. Определить кадровую политику

В первую очередь необходимо составить портрет менеджера по продажам. Есть много способов для этого, но, в первую очередь, нужно решить самый главный вопрос: ставка будет делаться на молодых ребят с горящими глазами, или на профи, работавших в отрасли и знающих рынок, которым нужно просто дать инструменты и не нужно обучать.

Большинство собственников и руководителей при построении отдела склоняются ко второму варианту. Что и понятно, ведь для этого не требуется обучать, тратить усилия на разработку стратегии и постоянно подтирать сопли на первом этапе.

К тому же, не все могут обучать, а сторонний приглашенный тренер не всегда ориентирован на результат. Он приходит и проводит классный, веселый, драйвовый тренинг, а потом уходит. И остается руководитель самостоятельно выполнять основную работу – организацию и перевод знаний о теории продаж в навык.

Исключением, конечно же, являемся мы ???? Мы подбираем сотрудников, которые должны показать результат, обучаем их и проводим дальнейшую поддержку, пока продавцы не покажут стабильного навыка эффективных продаж.

Второй вариант может еще быть опасен тем, что у любого менеджера по продажам есть определенный срок годности, и если взять опытного профессионала, то вполне можно нарваться на выгоревшего, к тому же высокооплачиваемого.

Теперь перейдем к численности отдела продаж. Есть подход, в котором говорится, что отдел продаж меньше 6 человек — это не отдел продаж. Подход понятен. Берем 6 человек, из них возможно 1-2 покажут реальный результат и окупят остальных. Я считаю, что начинать отдел продаж можно с 3 человек.

Причем это только начинать, дальше могут остаться и двое. Один должен быть про запас, так сказать, перестраховка от человеческого фактора. Лучше иметь не меньше двух, чтобы был ориентир, соревнование и не было зависимости от одного человека.

Хотя при ограниченном бюджете это может быть и 1 человек, просто риски выше.

Что касается создания отдела продаж сразу с 10 и более сотрудников, то считаю это совсем неэффективным. Объясню почему. Если нет отдела, то еще нет понимания куда идти, где клиенты, как их убеждать.

Это понимание будет потихоньку вырисовываться. Конечно, 10 человек смогут пройти больше дорог, но все это время будет тратиться бюджет на их содержание и организацию.

Поэтому я сторонник создания отдела продаж из 3-5 человек, а далее, после набивания всех первичных шишек, тиражирования успешных практик.

Шаг № 4. Определить инструменты управления

Ключ к успешности отдела продаж — это система контроля. Контроль нужен даже для самых успешных менеджеров, но не должен быть навязчивым и оправдывать сам себя. Я категорически против любых отчетов, заполняемых ради того, чтобы показать свою работу руководителю.

Любые отчеты должны формироваться автоматически и содержать только ту информацию, которую специалист по продажам все равно будет вносить для своего удобства. С этой функцией чудесно справляются CRM системы. Продажник работает с клиентом и не формирует отчетов для руководства. А руководство в режиме онлайн может создать любой отчет в любом разрезе.

Система мотивации — это сердце управления и организации отдела продаж.

Она должна подвигать продавцов на свершения, но ни в коем случае нельзя думать, что повесив большую морковку, вы сделали достаточно, чтобы менеджер к ней стремился.

Именно тогда система, по которой происходит построение отдела продаж является успешной, когда специалисту нужно создать условия, при которых он будет в состоянии до нее дотянуться, выполняя те действия, которым обучен.

Полевая поддержка менеджеров — это то, что определяет уровень продажных (ключевых) навыков специалистов.

Не то, какое количество тренингов они прошли, не то, сколько книг они прочитали, не то, сколько они знают методов обработки возражений, и даже не успешно пройденный тест на знание товара. Это именно то, как всей этой информацией продавцы умеют пользоваться в реальных продажах.

Поэтому, если принято решение пригласить самого крутого тренера по продажам, но при этом руководитель отдела не умеет организовать полевую поддержку, тренинг никаким образом не повлияет на уровень продаж.

Шаг № 5. Пройти все самому )

В принципе, этот шаг может быть и первым, для того, что бы понять, живой ли товар вообще, смогут ли его продавать менеджеры.

Но тут все будет зависеть от успешности в продажах одной личности, а это может убить потенциально успешный отдел продаж.

Но важно стать на место продажника и понять самому, насколько он загружен непрофильными функциями, насколько обеспечен инструментами, насколько совершенно построенная система, и т.д.

Источник: https://salers.ru/postroenie-otdela-prodazh-s-nulya/

Ссылка на основную публикацию