Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы

Сохранность документации в архиве организации — одно из требований, которое должно неукоснительно соблюдаться. Однако даже при соблюдении всех норм могут наступить обстоятельства непреодолимой силы, и как результат — документация может быть испорчена или утрачена.

Так, риск утраты (порчи) документации существует при переезде организации, в случае пожара, кражи или потопа. Форс-мажорные ситуации с архивной документацией могут быть разными как по причинам, так и по масштабу.

Вне зависимости от того, испорчена одна папка служебной документации или весь архивный фонд, оставлять без внимания подобные ситуации нельзя.

Предлагаем вам пошаговый алгоритм действий в условиях форс-мажора, результатом которого стала порча или утрата архивных документов.

Шаг 1: сообщаем о произошедшем руководству

Для этого используем докладную записку (Пример 1).

Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию — за это предусмотрена уголовная ответственность.

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы

Шаг 2: получаем официальное подтверждение произошедшего

Если утрата документов наступила в результате экстремальных происшествий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

  • справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
  • уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
  • справка из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
  • документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
  • иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.

Шаг 3: создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов

Такая комиссия создается приказом руководителя.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии (Пример 2) приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документо-обороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы

Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.

Шаг 4: составляем акт по итогам работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации (Пример 3).

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы

В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.

Обратите внимание

В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании (ст. 193 ТК РФ).

При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Если взысканием является увольнение, приказ составляется по унифицированной форме № Т-8, в которой в графе «Основание» указываются докладные записки, акты и объяснительные работника (см. письмо Роструда от 01.06.

2011 №1493-6-1).

Шаг 5: проводим инвентаризацию

Источник: https://msutt.ru/hranenie-i-unichtozhenie-buhgalterskih-dokumentov-poryadok-sroki-i-shtrafy-pri/

Акт списания документов — образец списания первичных, бухгалтерских и с истекшим сроком хранения

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы

Каждая компания во время работы создает огромное количество документации, которая должна храниться разное количество времени в зависимости от своей значимости и особенностей. Для этого обычно формируется архив, но даже он может переполняться, поэтому важно знать, когда можно уничтожать документацию, а также каким образом данный процесс совершается.

Предназначение акта списания документов

  • Имеются некоторые виды документов, которые являются неприкосновенными, поэтому они должны иметься в компании всегда и в оптимальном виде, поэтому их уничтожение не допускается.
  • При этом не имеет значения, в какой сфере деятельности работает организация, а также каков ее размер, так как все правила являются одинаковыми для каждой фирмы.
  • Как оформить документы для передачи в архив компании – смотрите тут:

Причины для составления акта

Также к другим причинам составления акта списания относится:

  • значительное повреждение документов, причем оно может возникнуть в результате пожара, потопа или иных чрезвычайных ситуаций, на которые никаким образом не могли повлиять работники организации;
  • кража бумаг компании, которая должна быть официально зарегистрирована;
  • форс-мажорные обстоятельства, а именно воздействие различных природных стихий.

Важно! Любая причина должна подтверждаться документально, так как если работники ФНС обнаружат отсутствие необходимой документации в компании, то если не будет доказательств объективных причин такой ситуации, то это может стать привести к наложению значительного штрафа.

Например, если была кража на предприятии, то должны вызываться правоохранительные органы, которые выдадут руководителю фирмы соответствующий документ.

Какие виды документов могут составляться

Акт списания документов зависит от того, какая именно документация подлежит списанию. Наиболее часто списанию подлежат бумаги:

  • Бухгалтерская документация. В нее дополнительно входят налоговые отчетности. Если сдается отчет за год, то у него отсутствует срок хранения. Если отчеты сдаются ежеквартально, то они должны храниться не меньше пяти лет. Если сдаются ежемесячно, то должны содержаться в компании в течение одного года, следующего за отчетным. Акты, на основании которых уничтожается бухгалтерская отчетность, составляются отдельно. При этом для них используется общий порядок хранения и уничтожения, который прописывается в ФЗ №125. В акте непременно указывается, какая именно документация подлежит списанию, к какому виду налога она относится, а также за какой период времени она составлялась.
  • Первичная документация. Она должна храниться в компаниях не меньше пяти лет. Уничтожение считается специфическим процессом, требующим составления отдельного акта. Если же такие бумаги в будущем будут запрошены работниками налоговой инспекции, то в качестве доказательства невозможности и объективности их непредставления будет выступать правильно составленный акт.
  • Архивные бумаги. Сюда обычно входят разные кадровые бумаги, к которым относятся приказы или личные дела. Оптимальным срокам хранения для них считается 75 лет.
  • Документы на уничтожение. Сюда входят разные не слишком важные бумаги, которые могут захламлять архив. Они не считаются значимыми, а также обычно не проверяются разными контролирующими органами. Но даже их уничтожение должно фиксироваться соответствующим актом.
  • Документы, у которых истек срок хранения. Каждый документ, формирующийся на предприятии, обладает ограниченным сроком хранения. Обычно они переносятся в архив с непременной отметкой, которая указывает, до какого года следует хранить документацию. Если истекает данный срок, то уничтожение должно происходить с применением особого акта, в котором в качестве причины указывается, что срок хранения уже прошел.

В каком порядке проводится списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности – читайте здесь.

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафыФорма акта списания документов.

Когда нужно уничтожать документы

Уничтожаются документы, у которых закончился срок хранения или было потеряно их практическое значение. Чтобы выполнить данный процесс, непременно составляется акт правильной формы, на основании которого уничтожаются важные бумаги. Перед его формированием требуется провести экспертизу, определяющую ценность конкретной документации.

Для правильности определения срока хранения, позволяющего определить, имеется ли возможность уничтожить разные акты, надо пользоваться специальной номенклатурой дел каждой компании. Нередко возникает необходимость уточнить сроки по разным ведомственным документам или типовым актам.

Важно! Каждая организация обладает возможностью увеличить срок хранения, но не может уменьшать его.

При изучении данного срока учитывается, в какой сфере деятельности функционирует организация, а также какие нюансы указываются в различных нормативных актах, к которым можно отнести разные ФЗ, статьи НК или постановления, выпущенные Правительством.

Как хранятся и утилизируются официальные документы

Для определения правил, на основании которых хранятся документы, следует учитывать положения специального Перечня, выпущенного Госархивом еще в 2006 году.

Не имеет значения, в каком именно архиве будут находиться акты, поэтому каждая компания имеет возможность создать даже свой архив.

Только после того, как будет установлено, что конкретные бумаги уже могут уничтожаться, начинается их утилизация. Для этого они могут разрываться или перечеркиваться, а после этого выкидываться.

Допускается пользоваться специальными техническими устройствами для их разрывания, после чего они не подлежат восстановлению.

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафыОбразец заполнения акта списания и уничтожения документов.

Какие документы никогда не списываются

Имеются определенные акты, которые не подлежат уничтожению. Они непременно хранятся постоянно, поэтому нет никаких сроков для их содержания. К таким значимым бумагам относится:

  • годовые отчеты, имеющие отношение к уплате налогов или ведению бухучета;
  • бухбалансы, составляемые по итогам года;
  • бухгалтерские отчеты за год.

Именно комиссия должна определять, какие бумаги должны постоянно храниться на предприятии. Все они вносятся в специальный перечень, после чего подписывается этот список руководителем фирмы. Далее документация сдается в архив, который может быть собственным или государственным.

Как уничтожаются бумаги

Уничтожение их считается простым процессом, причем все документы, у которых заканчивается срок хранения, списываются с начала следующего года. Но для этого уже должна быть проведена ревизия.

Важно! Если бумаги изымаются из государственного архива, то для этого составляется специальная накладная.

Все акты, подлежащие уничтожению, описываются в специальном перечне, представленном актом списания. В нем указываются все бумаги, которые будут уничтожены, их количество и номера. Тут вы узнаете, как осуществляется списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Все дела, которые планирует списать, надо хранить отдельно от других бумаг. Сделанный акт первоначально утверждается руководителем фирмы, для чего собирается и рассматривается вопрос комиссией.

Факт уничтожения подтверждается актом об уничтожении документов, причем часто документы сжигаются или применяются особые устройства. Процедура реализуется в присутствии членов комиссии, которые далее удостоверяют процесс своими подписями.

Как составляется акт списания

В нем не надо подробно описывать каждое дело, поэтому в него вносится только информация:

  • название документов, например, приказ или справка;
  • указываются даты, когда они были созданы;
  • номер дела по описи;
  • срок хранения;
  • номер статьи, для чего надо ориентироваться на вышеуказанный Перечень.

В конце документа непременно прописывается, сколько дел уничтожается, а также подписывается документ комиссией, которая должна состоять из трех или больше человек. Сверху ставится подпись руководителя компании.

Заключение

Таким образом, для списания документации непременно составляется специальный акт. Он формируется только в отношении бумаг, у которых действительно окончился срок хранения. Для этого надо учитывать положения законодательства.

Некоторые документы не подлежат вовсе уничтожению, поэтому важно знать точно, какие дела могут списываться. При грамотном ведении документооборота можно избежать серьезных проблем с налоговыми органами.

Как составить акты на списание БСО или квитанций о приеме денежных средств – смотрите в этом видео:

Источник: http://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/akty/akt-spisaniya-dokumentov.html

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы

Скачать

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Читайте также:  Что такое франчайзинг простыми словами - плюсы и минусы, как работать

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы

Скачать

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации.

Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст.

90 ТК РФ).

Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация также подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы

Скачать

Инструкция по уничтожению секретных документов

Кроме обычных, в организациях может существовать документация со специальными грифами.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с грифами секретности можно представить, как порядок действий:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации.

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/unichtozheniye-dokumentov-s-istekshimi-srokami-khraneniya

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

  • Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
  • Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
  • Как составить акт на уничтожение документов
  • Как не ошибиться с датой акта
  • Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны
  • Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов
  • Акт оформлен — как избавиться от макулатуры
  • Оформляем факт уничтожения документов
  • Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?
  • Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме
  • Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

  1. В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:
  2. Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы
  3. Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unichtozhenie_dokumentov_s_istekshimi_srokami_hraneniya_akt/

Ответственность за несанкционированное уничтожение документов

При утрате или потере документов руководитель организации должен сформировать комиссию по выявлению причин пропажи. Это правило регламентируется п. 6.8 «Положения о документах и документообороте».

Существует несколько причин утраты документов:

1. Форс-мажорные обстоятельства

Если уничтожение или потеря документов связаны со стихийными бедствиями, взломом, пожаром или другими экстремальными условиями, то к делу о расследовании должны подключаться сотрудники, непосредственно связанные с происшествием: следственный комитет, МЧС.

При этом заключение комиссии дополняется следующими документами:

  • справка от Государственного пожарного надзора о причинах возгорания;
  • уведомление из ОВД о возбуждении дела о краже;
  • справка из РЭУ о факте затопления;
  • справка от МЧС о возникновении чрезвычайной ситуации;
  • и другие документы, подтверждающие возникновение непредвиденных обстоятельств.

2. Утрата по вине сотрудника

Если документы были потеряны или незаконно уничтожены по вине сотрудника организации, управляющий должен принять от этого сотрудника письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании, регламентированном статьей 193 ТК РФ.

Увольнение виновного сотрудника проходит в соответствии с формой Приказа № Т-8, который утвержден письмом Роструда от 01.06.2001 г. № 1493-6-1.

После окончания процедуры установления факта пропажи и составления актов, комиссия начинает восстанавливать потерянные документы. Если комиссия не смогла определить, какая часть документов была утеряна, то создается дополнительная инвентаризационная комиссия.

Ответственность за утрату архивных документов

Статья 27 Федерального закона №125 регламентирует следующие виды ответственности за уничтожение бухгалтерских документов:

Административная ответственность за уничтожение документов

Нарушение правил архивного хранения, учета и использования документов предполагает минимальные денежные потери для организации. Законодательство предлагает штрафы для граждан от 100 до 300 рублей; для должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Статья 15.11 КоАп РФ предлагает за грубое нарушение требований к ведению бухгалтерского учета штраф на должностных лиц в размере от 5000 до 10000 рублей, на юр. лиц – от 20000 до 50000 рублей.

Налоговая ответственность за утрату секретных документов

  • Пункт 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ предусматривает штраф 200 рублей за каждый не предоставленный налоговый документ.
  • 10 000 рублей предлагается заплатить за потерю документов за один налоговый период.
  • За утерю первичных документов штраф составляет 30000 рублей за несколько отчетных периодов.
  • Штраф в размере 20% от суммы заниженного налога, который вызван утратой первичных документов, но не менее 40000 рублей.

Уголовная ответственность за уничтожение документов

Если организация не предоставила налоговому инспектору документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов согласно законодательству РФ, то должностное лицо наказывается штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей или удержанием заработной платы за период от 1 до 2 лет, либо принудительными работами с лишением права занимать определенные должности, либо лишением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет (часть 1 статьи 199 УК РФ).

Поделиться в соц. сетях:

Источник: https://www.archiv.ru/useful/otvetstvennost-za-nesanktsionirovannoe-unichtozhenie-dokumentov/

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Практически любой документ компании имеет определенный срок хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению. Бухгалтерские документы компании не являются исключением и срок их хранения обычно составляет 10 лет.

После этого в архив документы не передаются, а подлежат уничтожению с соблюдением определенного порядка действий.

В статье рассмотрим порядок, по котором происходит уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения.

Бухгалтерские документы

В документообороте компании задействованы следующие виды документов:

  • созданные внутри компании, которые не выходят за ее пределы и хранятся внутри фирмы;
  • разработанные внутри компании, но предназначенные для контрагентов (исходящие);
  • разработанные иными компаниями, но подлежащие хранению внутри компании (входящие).
Читайте также:  4-фсс - скачать новый бланк формы отчета 2019 года

Все документы в процессе работы могут подвергаться следующим действиям:

  • передаче в бухгалтерию;
  • обработке бухгалтером;
  • проверке оформления;
  • передаче на хранение.

Важно! Более половины всех документов компании составляют бухгалтерские документы. И они имеют определенный порядок и срок хранения.

Срок хранения документов

Одним из главных критериев определения возможности уничтожения документов является их срок хранения. Период хранения документов устанавливается типовыми и ведомственными документами.Различают определенные группы актов, имеющие следующие сроки хранения:

  • до 10 лет;
  • свыше 10 лет;
  • постоянный срок хранения.

Как исчисляется срок хранения документов

Начало срока хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом их окончания в делопроизводстве. Например, срок окончания дела наступил в 2017 году, соответственно с 1 января 2018 года начинается отсчет срока хранения.

Включают в акт на уничтожение документы только в том случае, если их срок хранения уже истек к началу года.

Таким образом, если срок начала хранения отсчитывается с 1 января 2018 года и он равен 10 годам, то в акт на уничтожение этот документ может быть включен только с 1 января 2029 года (Читайте также статью ⇒ Сроки хранения счетов фактур).

Порядок изъятия бухгалтерских документов

Если на бухгалтерские документы установлен срок хранения 10 лет, то они относятся в документам текущего характера и архивный фонд организации включаться не должны. На протяжении 10 лет они хранятся в одном из структурных подразделений компании, в после окончания данного срока подлежат уничтожению. (Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015).

Важно! Прежде чем уничтожить данные документы, компании проводят экспертизу их ценности. Это делает специальная экспертная комиссия, назначенная руководителем.

Те бухгалтерские документы, срок хранения которых уже истек изымаются с целью последующего их уничтожения.При этом важно, чтобы срок хранения этих документов истек уже до 31 декабря года, предшествующего году уничтожения.

Если срок хранения документов истекает только в настоящем году, то уничтожить их можно только на следующий год. Таким образом, уничтожить те документы, срок хранения по которым еще не закончился нельзя.

В соответствии с перечнем документов на утилизацию составляются специальные акты на уничтожение бухгалтерских документов.

Акт на уничтожение бухгалтерских документов

Такой документ, как акт на уничтожение бухгалтерских документов, составляется в произвольной форме. В акте указывается перечень документов, подлежащих уничтожению.

Причем данный перечень может указываться как в самом акте, так и в описи к этому акту. Данная опись составляется как приложение к рассматриваемому акту.

В акте также отражается способ, которым данные документы должны быть уничтожены (Читайте также статью ⇒ Хранение и уничтожение документов).

Уничтожение бухдокументов должно производиться с соблюдением определенного порядка действий. За нарушение этого процесса компании грозит наложение штрафа.

Этапы уничтожения бухгалтерских документов Что включает в себя
Определение документов, у которых истекли сроки хранения Бухгалтерские документы, срок хранения которых определяется как «10-летний», как правило, не передаются в архив. Они подлежат хранению в бухгалтерии, которые по истечении срока самостоятельно выделяют с целью уничтожения
Проведение экспертизы Экспертизу проводят по итогам года в начале следующего самостоятельно структурным подразделением. При этом одним документы передаются в архив, а другие выделяются с целью ликвидации. Для уничтожения дел создается специальная экспертная комиссия.
Уничтожение документов Уничтожение документов путем передачи в специальные организации, занимающиеся переработкой вторсырья

Важно! С целью уничтожении документов создается специальная экспертная комиссия. В состав такой комиссия включаются как минимум 3 сотрудника компании.

Руководитель приказом может назначить постоянных членов комиссии. Данная комиссия составляет перечень документов, подлежащих списанию. На основании данного перечня составляется акт.

Документы могут уничтожаться с помощью шредера, либо вручную. При этом составляется акт уничтожения. Также компания может направить уничтожаемые документы в специальные организации, как макулатуру.

В этом случае компания получит денежные средства, которые нужно будет учесть как прочие доходы компании.

Уничтожение электронных документов

Важно! Довольно большую популярность в последнее время получает электронный документооборот. Такие файлы, а также заархивированная база программных продуктов также подлежит длительному хранению.

Оформление уничтожения электронных документов происходит так же, как и уничтожение документов на бумажных носителях. Электронные документы необходимо удалить из компьютерного архива. Если документы хранятся на специальных носителях (флешки, карты памяти), то уничтожается не только файл, но и сам носитель. При этом следует учитывать некоторые моменты:

  • документы можно удалять только по соответствующему акту;
  • нельзя удалять документы, которые имеют отношение к будущему или текущему судебному процессу;
  • необходимо соблюдать конфиденциальной той информации, которая содержится в уничтожаемых документах;
  • помимо оригиналов, уничтожению также подлежат и копии документов.

Ответственность компаний за нарушение правил уничтожения документов

Если компании нарушат правила уничтожения документов, то им грозит административная ответственность (13.20 КоАП РФ) со следующими размерами штрафов:

  • 100 – 300 рублей – для граждан;
  • 300 – 500 рублей – для должностных лиц.

При этом, даже если компания заплатит штраф, это не освободит ее от устранения нарушений. В случае нарушения сразу по нескольким требований, штраф накладывается по каждому из них.

 Избежать штрафов компании смогут, если докажут, что уничтожение документов произошло при форс-мажорных ситуациях, например, в следствии пожара или кражи.

В подтверждение этому компании могут предоставить такие документы как:

  • справка из полиции, в которой значится, что по факту кражи возбуждено уголовное дело;
  • акт о пожаре;
  • другие документы.

Важно! Если причиной уничтожения документов стал пожар, а в компании нет установленной пожарной сигнализации, то такая ситуация не будет признана как форс-мажор.

Заключение

Уничтожение бухгалтерской документации должно проводиться по всем правилам. Главное, что необходимо соблюдать – это срок хранения и уничтожения документов. В противном случае компании грозит административная или даже уголовная ответственность.

Источник: http://online-buhuchet.ru/unichtozhenie-buxgalterskix-dokumentov-s-istekshimi-srokami-xraneniya/

Что делать, если утеряны первичные документы. Хранение и уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки и штрафы при нарушении закона

Это первый вопрос, который возникает в такой ситуации. Ведь, как известно, и налоговое, и бухгалтерское законодательство вменяет в обязанность организации обеспечить сохранность первичных документов.

Так, в налоговом законодательстве срок хранения документов определен в четыре года, а в бухгалтерском — пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ , ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Если первичные документы утрачены, какая ответственность может грозить строительной компании и ее должностным лицам? Давайте разбираться.

Ответственность организации — юридического лица

Начнем с того, что законодательство предусматривает налоговую ответственность за отсутствие бухгалтерских документов. Речь идет о статье 120 Налогового кодекса РФ. Таким нарушением признается отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

Руководствуясь этой статьей, налоговики в случае отсутствия первичных документов требуют от организации заплатить штраф в размере 5000 руб.

А если утрата бухгалтерских документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Кроме того, налоговики могут оштрафовать компанию и по статье 126 Налогового кодекса РФ — по 50 руб. за каждый непредставленный по требованию инспекции документ.

Ответственность должностных лиц

За утрату бухгалтерских документов может быть наказана не только организация, но и ее должностные лица — директор и главный бухгалтер.

Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрена административная по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В качестве наказания должностных лиц установлен штраф в размере от 2000 до 3000 руб.

Привлечь к ответственности в виде наложения штрафа может только суд.

Вину должны доказывать инспекторы

Когда налоговики хотят взыскать штраф за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым организация не представила запрашиваемые бумаги.

Между тем судебная практика свидетельствует о том, что инспекторы не вправе штрафовать фирмы в случаях, когда бухгалтерские документы были утрачены не по ее вине.

При этом обязанность по доказыванию вины организации лежит на налоговиках (п. 6 ст. 108 Налогового кодекса РФ). Поэтому, пока виновность должностных лиц компании в нарушении порядка сохранности документов не будет доказана судом, штрафы платить не стоит.

Например, документы были утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств (затопления, пожара и т. п.). Чтобы оштрафовать организацию, налоговики должны будут доказать, что она не приняла соответствующих мер для обеспечения сохранности документов. А это весьма трудоемкий и достаточно непростой процесс, который к тому же проверяющим нужно тщательным образом документировать.

Что поможет защититься

Защититься организации помогут следующие аргументы.

Во-первых, можно предъявить в суде принятое в компании положение о документообороте, архивном деле.

Во-вторых, организация может подтвердить, что она предпринимала все необходимые меры по сохранности документов. Например, что помещения офиса были оборудованы пожарной сигнализацией, в них проводился ремонт, установлены металлические решетки на окнах и т. д.

Еще одним доказательством по принятию мер для сохранности документов послужит страховой полис, если до наступления чрезвычайного происшествия организация успела застраховать помещения, где хранились документы.

Решения арбитражных судей

В судебной практике есть случаи, когда рассматривались дела о документах, сгоревших во время пожара. Возьмем, к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 января 2003 г. по делу № А05-7969/02-430/11 . Суд признал, что в подобной ситуации вина фирмы отсутствует, и отказал инспекции во взыскании штрафа.

К аналогичному выводу судьи пришли при рассмотрении дела, связанного с утратой документов во время весеннего паводка (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 октября 2003 г. по делу № А33-5711/03-С3-Ф02-3362/03-С1).

Однако есть и отрицательный пример постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 июля 2003 г. по делу № А33-20597/02-С3н-Ф02-2227/03-С1 .

Правда, следует отметить: в данном случае суд взыскал с фирмы штраф по статье 122 Налогового кодекса РФ, а не по статье 120 (то есть за неуплату налогов). Другими словами, фирма была оштрафована не за отсутствие бухгалтерских документов, а за долги перед бюджетом. Причем фирма не принимала никаких мер к восстановлению сгоревших бумаг.

Действия бухгалтера при утрате «первички»

Что же следует предпринять, если первичные документы утрачены?

Подготовка оправдательных документов

Наличие документов, подтверждающих факт несчастного случая, поможет организации избежать ответственности. Например, в случае пожара — это справка из органа противопожарной службы, в случае затопления — справка из жилищной конторы, обслуживающей организацию. Если речь идет о каком-то стихийном бедствии, это может быть документ, выданный территориальным управлением МЧС России.

Если же документы были украдены — справка местного органа внутренних дел (если виновные не установлены — копия постановления о приостановлении уголовного дела).

Принятие мер для восстановления утраченных бумаг

То, как это сделать, определено в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждены

В.Ю. Никитина,
руководитель экспертного советаАссоциации развития бизнеса России

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Кроме того, они используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Как должны храниться и уничтожаться документы, что делать при их утрате, мы рассмотрим в данной статье.

Электронные документы и ЭЦП

Сегодня электронные документы с электронной цифровой подписью (ЭЦП) достаточно широко применяются при сдаче отчетности через интернет в налоговые органы, индивидуальных сведений в ПФР и при работе с банками по операциям с расчетными счетами. Допустимо ли хранить первичные документы, бухгалтерские и налоговые регистры только в электронном виде и не иметь должным образом оформленной «бумажной» версии?

Читайте также:  Идет ли трудовой стаж у ип для получения пенсии, как считается стаж

Источник: https://www.ragnarokserver.ru/dtp/chto-delat-esli-uteryany-pervichnye-dokumenty-hranenie-i-unichtozhenie/

Ответственность за нарушение сроков хранения первичных документов. Хранение и уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки и штрафы при нарушении закона

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. N 1562 » Об утверждении положения о Федеральной архивной службе России» Росархив наделен функциями контроля за соблюдением сроков хранения документов, относящихся к архивному фонду.

В большинстве субъектов РФ действуют положения и законы, которые наделяют соответствующие органы управления архивным делом (как правило, ведомственные архивы) полномочиями в области применения к организациям мер административной ответственности.

Органы Росархива проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве.

Это также применяется, если события происходят в тот момент, когда затронутая сторона находится в состоянии по умолчанию, если только он не вызвал намеренно или по грубой халатности. Договорные партнеры обязаны предоставлять необходимую информацию в кратчайшие возможные сроки и добросовестно адаптировать свои обязательства к изменившимся обстоятельствам.

Если иное не указано в подтверждении заказа, наше место деятельности — место исполнения. Договорные отношения регулируются исключительно законом Федеративной Республики Германии. Мы также имеем право подать в суд на место клиента.
.

Если вы пользуетесь услугами, о которых идет речь, эти дополнительные условия станут частью вашего контракта с нами. Например, если вы используете наши службы обследования, применяются условия использования платформы обследования.

Эти Условия использования и любые дополнительные условия, которые могут применяться, в совокупности называются «Условия».

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-1 должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и республик в составе РФ ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах.

Вы соглашаетесь с этими условиями, нажимая или активизируя кнопку, которая указывает на ваше согласие с этими условиями, подписывая условный документ или используя Услуги. Если вы используете Услуги от имени Организации, вы соглашаетесь соблюдать настоящие Условия от имени этой организации, и вы представляете, что у вас есть соответствующие полномочия.

Если вы находитесь за пределами Соединенных Штатов, к вам могут относиться определенные условия конкретной страны. Плата за пользование услугами. При необходимости вы будете получать счета-фактуры в соответствии с методом учета, который вы выбрали на своей учетной странице.

Административная ответственность в субъектах РФ предусматривается различными нормативными актами. Так, в городе Москве действует распоряжение мэра Москвы от 19 октября 1993 г. N 595-РМ » Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением » Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу» .

Несоблюдение сроков хранения архивных документов влечет за собой взыскание штрафных санкций, налагаемых объединением » Мосгорархив» на учреждения, предприятия, организации независимо от форм собственности, за нарушение действующего законодательства по архивному делу, установленных правил обеспечения сохранности, упорядочения и использования архивных документов в размере до 70 МРОТ. На практике при совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. Уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение. Наличие специализированных актов, регулирующих вопросы административной ответственности за нарушение архивного законодательства, можно отметить, например, в Омской области и Хабаровском крае. На территории этих субъектов РФ действуют законы об административной ответственности за нарушение архивного законодательства, которые предусматривают в среднем штрафные санкции в размере до 30 МРОТ (Омская область) и до 100 МРОТ (Хабаровский край).

Если эти условия или применимые права не предусматривают иное, сборы, которые вы платите, не подлежат возмещению. Подписки. Некоторые услуги оплачиваются по подписке. В этом случае вы будете получать счета-фактуры заранее через регулярные промежутки времени.

В зависимости от того, какой абонентский план вы выбираете при покупке подписки, обычно существуют месячные или годовые периоды выставления счетов.

Если вы не отключите кнопку автоматического обновления на своей странице обслуживания онлайн-аккаунта или если вы не обратитесь в нашу службу поддержки клиентов, ваша подписка автоматически возобновится в конце цикла фактурирования.

В большинстве регионов административная ответственность предусмотрена положениями или законами об архивных фондах. Так, закон Тюменской области предусматривает наложение штрафных санкций в размере до 50 МРОТ. Положение об архивном фонде Курской области предусматривает наложение штрафных санкций на граждан — до 10 МРОТ;на должностных лиц — до 20 МРОТ.

Хотя мы сожалеем о вашем отъезде, вы можете в любое время отменить автоматическое продление подписки; В этом случае ваша подписка будет действительна до конца цикла фактурирования, который был запущен до завершения. Вы также можете отказаться от автоматического обновления для своей подписки сразу после начала подписки, если вы не хотите ее продлевать.

Налоги. Если не предусмотрено иное, вы несете ответственность за сбор любых налогов или сборов, взимаемых с продажи Услуг, включая связанные с ними штраф или проценты. Цены могут быть изменены. Если не указано иное, вам будут взиматься дополнительные сборы. Неисполнение платежей за перерасход в течение 30 дней с момента выставления счета-фактуры происходит.

В некоторых регионах, например в Краснодарском крае, соответствующими законами об архивных фондах не предусмотрено наложение на организации штрафных санкций за несоблюдение архивного законодательства. Если на территории такого субъекта не действует иной нормативный акт, устанавливающий административную ответственность, архивные фонды не вправе налагать штрафы на организации.

Неспособность заплатить комиссию за перерасход может привести к ограничению, приостановке или прекращению обслуживания, что может привести к потере данных, связанных с этой услугой. Мы понимаем, что, представляя ваш контент, вы уверены в том, что мы будем правильно его обрабатывать. Безопасность.

Вы остаетесь владельцем своего контента. Все права на интеллектуальную собственность, связанные с вашим контентом, остаются вашей собственностью.

Если в настоящих Условиях не предусмотрено иное, настоящие Условия не являются лицензией или правом на Ваше Содержание, за исключением ограниченных прав, которые нам могут потребоваться для предоставления Услуг. Ограниченная лицензия для вашего контента.

Эта лицензия распространяется также на всех доверенных третьих сторон, с которыми мы сотрудничаем, в той мере, в какой это необходимо для нашего предоставления вам услуг.

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-1 государственный контроль за соблюдением законодательства об Архивном фонде РФ и архивах осуществляется помимо органов управления архивным делом органами прокуратуры.

По запросу архива о нарушении организацией архивного законодательства прокурор или его заместитель выносит представление об устранении нарушений закона (ст. 24, 26 Закона РФ от 17 января 1992 г. N 2202-1 » О прокуратуре Российской Федерации»).

В течение месяца со дня внесения представления прокурора организация должна принять конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона. О результатах принятых мер должно быть сообщено прокурору в письменной форме.

Списки клиентов. Вся доброжелательность, возникающая в результате использования вашего имени и логотипа, принесет вам пользу. Требования к авторским правам. Другие права на интеллектуальную собственность.

Ни настоящие Условия, ни использование вами Услуг не дают права собственности на Услуги или Контент, к которым у вас есть доступ из-за Услуг. Пользовательский контент. Такое содержание является исключительной ответственностью организации, которая ее предоставила.

Соответственно, вы несете ответственность за свой контент и должны следить за тем, чтобы у вас были все права и разрешения, необходимые для использования этого контента в связи с Сервисами.

За умышленное невыполнение требований прокурора Кодекс РСФСР об административных правонарушениях предусматривает наложение штрафа в размере до 50 МРОТ.

В случае невыполнения организацией представления прокурора он вправе возбудить уголовное дело или производство об административном правонарушении. Однако уголовная или административная ответственность руководителя или главного бухгалтера за пропажу (несохранность) документов наступает лишь в строго определенных законом случаях*.

Вам не рекомендуется использовать контент из Сервисов, пока вы не получите предварительное согласие соответствующего владельца или другое юридическое разрешение. Содержание управления. Сторонние ресурсы.

Товарные знаки, отображаемые в связи с Услугами, являются собственностью их соответствующих владельцев. Храните ваш пароль в безопасности. Учетные записи не могут быть разделены между несколькими людьми, и каждая учетная запись имеет только одного владельца.

Обеспечьте постоянную точность вашей информации.

Вы должны убедиться, что ваш адрес электронной почты и, если применимо, данные контактных лиц и платежи, указанные для вашей учетной записи, являются актуальными и точными.

Учетные записи контролируются организацией, адрес электронной почты которой зарегистрирован для учетной записи. Не забывайте о резервном копировании.

Вы несете ответственность за сохранение, защиту и создание резервных копий вашего контента.

Следует иметь в виду, что документы организаций, образовавшихся при приватизации, являются государственной собственностью. А следовательно, за их утрату, как и за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, предусмотрена уголовная ответственность в соответствии со статьей 325 Уголовного кодекса РФ.

Счета бездеятельность. Однако мы постараемся отправить вам по электронной почте, прежде чем закрыть вашу учетную запись, чтобы вы могли войти в свою учетную запись, чтобы оставаться активной. Успех клиента.

С этой целью он может предоставлять отчетность и знания об использовании. Правовой статус. Использование услуг физическими лицами, которые еще не достигли возраста 13 лет, запрещено.

Мы рекомендуем родителям и опекунам контролировать любое использование услуг несовершеннолетними.

Если вы не являетесь физическим лицом, то вы гарантируете, что вы были созданы в соответствии с законом, регулирующим формирование юридического лица, и что у вас есть полное право на согласие с этими положениями и условиями и что вы должным образом уполномочили вашего представителя принять эти условия галстук. Вы представляете и гарантируете, что будете соблюдать все применимые законы и правила, которые применяются к использованию вами Услуг. Эмбарго. Вы можете использовать Услуги только в том случае, если вы не запрещены действующим законодательством.

Таким образом, законодательство устанавливает срок и условия хранения документов, составляющих архивный фонд, а также порядок их уничтожения. Контроль за сохранностью документов, относящихся к архивному фонду, осуществляют органы управления архивным делом.

В соответствии с нормативными актами субъектов Российской Федерации в большинстве регионов в случае нарушения архивного законодательства уполномоченные органы вправе налагать административное взыскание на организации в виде штрафа. Органы управления архивным делом вправе также обращаться с соответствующими запросами в органы прокуратуры.

Однако возбуждение уголовного дела или производства по административным правонарушениям по основанию пропажи (несохранности) документов возможно лишь в строго ограниченных случаях.

Вы должны убедиться, что ваши конечные пользователи не используют Услуги в нарушение экспортных ограничений или эмбарго, введенных Соединенными Штатами Америки, и что вы не разрешаете доступ к Услугам физическим или юридическим лицам, перечисленным в любом из предыдущих списков.

Соблюдение правовых требований. Вы обязаны использовать Услуги в соответствии с применимым законодательством при соблюдении любых условий, наложенных ими. Ваши обязанности. При использовании Сервисов вы несете ответственность за свое поведение, содержание и общение с другими. При использовании услуг необходимо соблюдать следующие требования.

Источник: https://odnogrupniki.ru/responsibility-for-violation-of-the-terms-of-storage-of-primary-documents-keeping-and-destruction-of-accounting-documents-order-terms-and-penalties-for-violation-of-law/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector