Хранение документов ип: сроки и место, какие документы хранить

Практически в любой организации, вне зависимости от ее организационно-правовой формы и количества сотрудников (даже если говорить об ИП), в процессе ее работы накапливается огромное количество различных деловых бумаг, писем, налоговых отчетов и прочей информации на электронных носителях. Практически все предприятия, которые функционируют уже более-менее продолжительное время, рано или поздно сталкиваются с необходимостью систематизации своих архивов.

Какие-то из документов требуется сохранить, а какие-то, напротив, пора уничтожать. Но каковы сроки хранения бухгалтерских документов, по истечении которых их можно смело утилизировать? Ведь наша законодательная база редко отличается снисходительностью по отношению к нарушению таких условий, а потому знать их необходимо.

Именно раскрытию данного вопроса и посвящена данная статья.

Как быть?

Следует учесть, что многие документы полагается хранить не менее 75 лет, а некоторые категории отчетности так и вообще настоятельно рекомендуется не трогать на всем протяжении работы компании. Как же быть? Ведь хочется и закон соблюсти в полной мере, но в то же время не усложнять жизнь сотрудникам, ответственным за ведение архивного учета!

Прежде чем мы ответим на этот вопрос, ознакомимся с основными регламентными документами, в которых закреплены основные требования, рассматривающие сроки хранения бухгалтерских документов всех предприятий, вне зависимости от их организационно-правовой формы, размеров и направления деятельности.

Нормативное регулирование хранения документов

Давайте рассмотрим основные нормативные документы, которые регламентируют ведение архивного дела в организациях.

Во-первых, ФЗ от ноября 2004 года №125-ФЗ. Это общий документ, он полностью регулирует ведение архивного дела в нашей стране.

Кроме того, в нем законодательно закреплены процессы взаимодействия между архивными учреждениями и теми гражданами, которые желают воспользоваться хранимой там информацией.

Конечно же, огромную роль играют «Основные правила работы архивных организаций». Они были официально одобрены и рекомендованы к использованию решением Росархива, которое было принято 06.02.2002.

Начиная организацию архивного отдела в организации, настоятельно рекомендуем в первую очередь ознакомиться именно с этим документом, так как в нем отображены наиболее главные и фундаментальные моменты подобного рода деятельности.

Прочие документы

Для нормального сохранения важных бумаг необходимо также знать перечень типовых документов архивного назначения, которые образуются в процессе рабочей деятельности любого предприятия.

Именно там указываются сроки хранения бухгалтерских документов, причем данный документ был утвержден отдельным приказом Министерства Культуры РФ еще в 2010 году. Номер документа — N 558.

Из самого его названия становится очевидно, что в нем содержится перечень основных бумаг, которые образуются в результате хозяйственной или иной деятельности предприятия.

Наследие СССР

До сих пор актуально Положение «О документах», изданное еще Министерством финансов СССР 29.07.1983, №105. В рамках данного положения устанавливаются как первичные сроки хранения документов, так и порядок их создания, принятия и использования.

Из Налогового Кодекса

Кроме того, найти соответствующие сведения можно в 23 статье соответствующего документа.

Так, в восьмой статье имеется пункт, отдельно рассматривающий сроки хранения бухгалтерских документов, которые могут быть использованы для начисления и удержания налогов.

К таковым относятся бумаги, которые подтверждают непосредственное получение доходов, расходы, а также уже выплаченные в пользу государства налоги.

Наконец, такие сведения имеются в 29 ФЗ (№402-ФЗ от 06.12.2011г) «О бухгалтерском учете». В нем можно отыскать сроки хранения бухгалтерских документов в организации для коммерческих предприятий.

Что и как долго нужно хранить?

Неудивительно, что особенно важное значение приобретает хранение типовых бухгалтерских бумаг, которые образуются в процессе деятельности любой организации (все это имеется в вышеупомянутом Перечне). Типовые бумаги хранятся: 1 год, 5 лет, 75 лет. Некоторые документы (сведения о получении средств в особо крупных размерах) предписывается хранить постоянно.

Группы хранения

Профессиональные аудиторы говорят, что все документы, которые отображают ведение бухгалтерского учета, можно поделить на четыре основные группы. Приведем перечень сроков хранения бухгалтерских документов:

• Бумаги, которые положено сохранять постоянно. К их числу относятся вся годовая бухгалтерская отчетность, а также любые свидетельства, получаемые при постановке на учет в налоговых органах.
• Группа долговременного хранения (свыше 10 лет). Это уведомления, подписанные сотрудниками документы о согласии на обработку персональных данных. Данные же о самом субъекте, который давал такое согласие, положено иметь в течение 75 лет.
• Временный тип. Предполагается, что бумаги этой группы следует хранить до 10 лет включительно. К ним относят счета-фактуры, а также гарантийные письма.
• В состав четвертой разновидности входят все вышеописанные документы, у которых вышел срок хранения, а потому они подлежат утилизации.

Важные нюансы

Важно! Необходимо знать, что сокращение сроков сохранения строго запрещено, а вот увеличение этого времени допустимо. Но это относится только лишь к тем организациям, которые ведут очень специфическую деятельность.

Так, срок хранения бухгалтерских документов в ООО, которые занимаются предоставлением финансовых займов населению, начинается от 75 лет. На практике же проверяющие организации отмечают, что подобные документы должны быть доступны постоянно, так как в случае возникновения каких-то претензий (со стороны наследников, к примеру) может потребоваться их поднятие даже по истечении этого срока.

В общем, они не отличаются разнообразием, но имеются и некоторые нюансы. Как правило, они связаны с объемом получаемых компанией доходов.

ООО

Сперва рассмотрим ООО. Так как оборот подобных предприятий довольно значителен, требования к ним строже. Во-первых, вся бухгалтерская и налоговая отчетность должна храниться минимум 75 лет. Кроме того, срок хранения бухгалтерских документов в ООО может быть продлен на неопределенное время в тех случаях, которые мы уже рассматривали выше.

Документация по расчетам с персоналом должна храниться на всем протяжении работы конкретного человека в организации и не менее 10 лет с даты его увольнения. Если же сотрудник уходит на пенсию именно из этой компании, документы должны сохраняться постоянно, так как в случае возникновения претензий по размерам начислений их потребуется поднимать в первую очередь.

Счета-фактуры, прочие документы, свидетельствующие о расчетах с поставщиками и покупателями, относятся к третьей группе, а потому должны храниться до 10 лет включительно. Как мы уже и говорили, общая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно.

Индивидуальные предприниматели

Требования к этой категории компаний куда менее строги, так как и количество создаваемых документов там намного меньше.

Так каков срок хранения бухгалтерских документов ИП? Давайте рассмотрим этот вопрос чуть подробнее. Во-первых, все свидетельства о постановке на учет, ежегодная отчетность в налоговые органы.

Эти сведения должны храниться постоянно, на протяжении всего срока существования конкретной компании.

Впрочем, если у предпринимателя нет наемных работников, а учет он ведет по упрощенной схеме, на этом все требования и заканчиваются. Разумеется, срок хранения бухгалтерских документов ИП в этом случае составляет все те же самые 75 лет, так как к их числу относятся только годовые отчеты.

ЗАО

Так как деятельность такого рода предприятий предполагает получение значительного объема доходов, а также расчеты с акционерами, то и требования к сохраняемым документам в этом случае наиболее строгие. Вообще, в большинстве случаев срок хранения бухгалтерских документов в ЗАО составляет минимум 75 лет. Впрочем, имеются исключения.

Разумеется, все сведения об уставном капитале, объемах вкладов, размерах уставной доли учредителей должны храниться на постоянной основе.

К перечню документов, которые также должны быть заархивированы на срок от 75 лет и больше, относятся бухгалтерские документы, которые могут быть использованы налоговыми организациями: сведения о доходности активов, ведомости о расчетах с акционерами, а также электронные носители, на которых имеются данные о поступлениях на счета организации средств в особо крупных размерах.

Сведения о расчетах с персоналом хранятся также 75 лет. Прочие документы (выставляемые счета, гарантийные письма) имеют срок сохранения до 10 лет включительно.

Бюджетные организации

А каковы сроки хранения бухгалтерских документов в бюджетном учреждении? Как правило, особых требований к этому не предъявляется. Считается, что 75 лет должны храниться только сведения по ежегодной бухгалтерской отчетности и бумаги, предназначенные для налоговых органов. Все прочие документы хранятся до 10 лет включительно.

Важные особенности

Если вы ознакомитесь с перечнем всех законов и постановлений, который имеется выше, вы можете удивиться: ведь стандартный срок хранения документов бухгалтерского учета не превышает пяти лет (ФЗ №402)! В то же время в нашей статье мы пишем о 10 годах и выше. Как такое может быть? К сожалению, в этом случае налицо плохая проработка нормативной базы, когда требования закона идут вразрез с реалиями. Поясним на примере.

Если вы являетесь даже простым индивидуальным предпринимателем, то легко можете столкнуться с ситуацией, когда налоговая инспекция требует предоставления документов, срок хранения которых уже истек (в соответствии с требованиями закона). В случае же ЗАО и ООО, годовой оборот которых может превышать десятки и даже сотни миллионов рублей, отсутствие даже каких-то маловажных бумаг может повлечь крупные неприятности.

Если компания не сможет предоставить затребованные бумаги, придется пересчитывать налог на полученную прибыль (хотя ее вообще могло не быть), а также выплачивать крупные штрафы. Проще говоря, при определении сроков хранения нужно руководствоваться не столько требованиями закона (как это ни парадоксально), сколько реальной важностью того или иного документа для конкретной фирмы.

Конечно, срок хранения первичных бухгалтерских документов в любом случае должен быть максимально продолжительным, но даже многие счета-фактуры в определенных условиях нужно сохранять в архиве более 15 лет. Если у предприятия имеются какие-то должники, или же оно само кому-то должно, такие бумаги необходимо хранить постоянно, вне зависимости от требований ФЗ и постановлений.

Как определить важность бухгалтерских документов для организации?

Как же понять, на каких бумагах при их хранении необходимо ставить пометку «до минования надобности», и что с ними предстоит делать в дальнейшем? В этом случае профессиональные юристы рекомендуют проводить отдельную экспертизу ценности хранимых документов.

Основное требование, которым должны руководствоваться члены комиссии, – это не только ценность самих сведений в хранимых бумагах, но и тот ущерб, который может понести организация при их утере.

Таким образом, требуется увеличивать сроки хранения для следующих финансовых и бухгалтерских документов: любые договоры и сметы по тем работам, которые даже теоретически могут увеличить стоимость как самого предприятия, так и отдельных его компонентов; все бумаги и электронные носители, относящиеся к конкурсным закупкам; все документы, которые так или иначе могут потребоваться в случае судебных разбирательств (даже теоретически возможных).

Заметки для индивидуальных предпринимателей

Так как требований очень много, а их трактовка в различных законодательных актах и судебных решениях отличается разительным многообразием, то процесс хранения бумаг становится особенно сложным для ИП, так как у индивидуального предпринимателя нередко нет ни юридического образования, ни специально нанятых для разрешения таких вопросов специалистов. В этом случае необходимо обращаться в юридические компании при возникновении любых спорных ситуаций, если в их основе лежат бухгалтерские документы, сроки и порядок хранения которых в законодательстве четко не прописаны.

Обращаем внимание: чем более грамотно и совершенно налажен процесс архивного дела, тем с меньшим количеством проблем вам доведется столкнуться в дальнейшем.

Требования к организации архивного дела в компании

Вот мы и рассмотрели основные сведения по срокам. Но как же организовать само хранение документов организации? Какие способы имеются?

Во-первых, можно создать собственный архив. В случае ИП и небольших ООО архивариусом нередко становится либо сам руководитель предприятия, либо специально нанятый работник. Самим архивом становится или специально выделенное помещение, или даже крупный сейф.

Но в последние годы куда более популярным становится обращение в специальные компании, которые специализируются на создании и хранении архивов.

Они могут помочь как систематизировать уже имеющиеся хранилища, так и с нуля создавать новые.

В случае компаний, которым особенно важно сохранить особенно ценные документы в полной безопасности, эти фирмы могут организовать их хранение в специально защищенных и особо охраняемых боксах.

Плюсом первого способа является полный ваш контроль над своими документами, да и дешевизна этого метода очевидна. К минусам относится уязвимость архива (далеко не у все есть средства на оборудование пожарозащищенной комнаты). Кроме того, далеко не у всех есть соответствующее юридическое образование для правильной организации хранения.

В число плюсов второго метода входит идеальная организация хранения, а также полная юридическая подготовленность сотрудников агентства. Отрицательной стороной является далеко не столь полный контроль над самим архивом руководства компании.

Вот мы и рассмотрели, какой срок хранения бухгалтерских документов предусматривается законодательными нормативами, а также требования, которые предъявляют к основным организационно-правовым формам бизнеса в этом случае.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-sroki-xraneniya-buxgalterskix-dokumentov-dlya-ip-ooo-i-zao.html

Срок хранения документов для ип

Бесплатная юридическая консультация:

Какие документы нужно хранить, где их хранить и на протяжении какого времени. Разбираемся в этом, а также в том, что будет за утрату

Процесс ведения бизнеса характерен тем, что у предпринимателя постоянно появляются различные документы — справки, бумаги, свидетельства, чеки, накладные и так далее.

Оглавление:

И встаёт закономерный вопрос — что со всем этим делать? Выкидывать нельзя. Хранить нужно в течение достаточно долгого времени — годами. А где и как? Специальный сейф? Или подойдёт и подоконник на кухне?

Закон предусматривает разные варианты хранения. Поэтому обратимся к нему и посмотрим, как должны правильно храниться некоторые виды документов.

Какие документы нужно хранить ИП

Регламентирующий документ в этом случае — 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Бесплатная юридическая консультация:

1. Б ухгалтерские бумаги, документы по учёту налогов, все документы, свидетельствующие о получении дохода и расхода, которые фигурируют в расчёте налоговых взносов. И обязательно бумаги, которыми вы сможете доказать те или иные уже совершённые взносы. Эта документация должна храниться в течение четырёх лет (п.8 ст 23НК РФ).
2. Первичные бух. Документы. Срок хранения — не меньше пяти лет (п.1 стФЗ).
3. Первичная документация по процессам регистрации коммерческой деятельности, а также книга учёта доходов и расходов. Хранить 4 года (ч. 12 Приказа № 86Министерства финансов).
4. Бумаги о выплатах взносов во внебюджетные фонды — ФСС и ПФР, а также фонд ОМС. Срок хранения — 6 лет (п. 8 ст.ФЗ).
5. Карточки сотрудников фирмы, их личные дела, договоры о трудоустройстве, увольнительные приказы и т.д. В этом случае срок хранения бьёт рекорды — 75 лет (Приказ №588Минкульта).

Даже если ИП ликвидировал фирму, или закрыл, указанные бумаги должны продолжать храниться в течение обозначенного срока.

Где хранить документацию

Здесь законодательство даёт больше вольности. ИП может выбрать для хранения документов отдельное помещение (не чердачное и не подвальное), комнату. Если бумаг набирается очень много, можно обратиться в специализированную фирму, которая обеспечит архивационное хранение ваших данных.

Что касается регулировки на законном уровне, то нужно учитывать статьи 14 иФЗ, где прописываются обязанности предпринимателей вести дела согласно правилам архивного дела, размещения и систематизации документации. Иными словами, ваша задача — хранить документы так, чтобы они были в сохранности от физического воздействия.

Если документы потеряны или испорчены

Штрафные санкции для тех, кто не может предоставить первичные бумаги по бухгалтерскому учёту, счет-фактуры, для тех, кто ведёт документацию не систематически — достаточно мощные. Если вы попались более двух раз за год, по статье 120 НК РФ, штраф выйдет не меньше десяти тысяч рублей.

Если документы оказались потерянными, их срочно нужно восстанавливать. С документами вроде актов и накладных всё проще. Их можно запросить на повтор у контрагентов.

Бесплатная юридическая консультация:

А вот если речь идёт об утрате учётных документов, то ситуация становится сложнее. Вам потребуется назначить расследование с указанием причины (если такая имеется) — потом, кража, пожар и т.д.

Расследование ведёт соответствующая служба, к которой конкретный документ относится.

После расследования, создаётся акт, который переходит в налоговое ведомство, где и обозначают сроки восстановления утраченных документов.

Что касается регистрационных документов, то их вы можете запрашивать в ФНС. Заявление на восстановление или выдачу дубликата пишется отдельно для каждого документа. Госпошлина составляет триста рублей.

Те документы, у которых уже прошёл установленный срок хранения можно утилизировать. Это делается с помощью специального оборудования — шредеров, либо же путём сжигания. Относитесь к этому внимательно и случайно не сожгите лишнее — например ещё действующие документы.

Мы описали основную документацию, подлежащую хранению в определённых сроках и условиях. Но никто не запретит хранить вообще все документы. Особенно, если они будут полноценно систематизированы и иметь надёжное место хранения. Ответственность в архивном деле позволит вам избежать многих возможных проблем в ведении коммерческого дела, например, споров с ФСН или партнёрами фирмы.

Источник: http://businessmens.ru/article/hranenie-dokumentov-ip

Бесплатная юридическая консультация:

Сроки хранения документов

Согласно закону об архивном делопроизводстве от 22. 10. 2004 № 125 ФЗ в РФ организации должны сохранить архивные документы, а также документы по составу предприятия в установленные правовыми актами и федеральными законами сроки. Существуют ниже следующие сроки хранения документов:

Архивные документы, которые образуются в ходе работы организаций местного самоуправления, государственных органов и других организаций и ИП, с указанием сроков их хранения. Данные документы относятся к типовому перечню управленческих архивных документов.

Главным архивом утвержден типовой перечень документов, которые образуются в период работы ведомств, госкомитетов и министерств.

Сроки хранения документов в организации

Рассмотрим следующие виды документов и сроки их хранения:

Бесплатная юридическая консультация:

• Документ подтверждающий, что сотрудник получил образование за счет фирмы, хранится не меньше четырех лет.
• Личные карточки, трудовые договоры, личные дела – 75 лет.
• Документы, связанные с аттестацией рабочих мест – 45 лет.
• Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие документы личного состава – 75 лет.
• Приказы о взысканиях, предоставленых отпуска, командировок по России – пять лет.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Данные документы необходимо хранить до тех пор, пока их могут во время проверки затребовать налоговики. Исходя из пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ, период проверки документов может быть за последние три года. Соответственно документы нужно хранить не меньше трех лет. Однако законодательство Налоговой инспекции добавляет к данному сроку еще один год.

Об этом указано в восьмом подпункте пункта первого 23 статьи Налогового кодекса РФ. Закон гласит – налогоплательщики должны хранить документы, которые нужны для уплаты и исчисления налогов во время четырех лет.

В их число входят следующие документы: данные налогового и бухгалтерского учета, уплата налогов, осуществление расходов и документы, подтверждающие получение доходов.

Сроки хранения первичных документов

Сроки хранения первичных документов, которые предусмотрены правилами ведения бухгалтерского учета, равны пяти годам. Что касается типовых управленческих документов, то архивным законодательством предусмотрены разные сроки хранения этих документов. Лицевые счета работников надо хранить 75 лет.

Также утверждены технология обработки учетной информации и правила документооборота в составе учетной политики организации. В положении по ведению бухгалтерского учета и в других документах, говорится также о соблюдении графика документооборота. Но как делается данный график, нигде не объясняется.

Главный бухгалтер должен обеспечить работы по созданию графика документооборота, а утверждает его руководитель организации. Задача этого графика – обеспечение на предприятии рационального документооборота, должен предусматривать нормальную работу всех подразделений фирмы.

Данный график может выглядеть в виде схемы.

Главный бухгалтер контролирует соблюдение графика документооборота всеми сотрудниками организации. В территориальных бюджетных организациях и в управлении природоохранных органах системы Государственного комитета экологии, можно увидеть данный график.

Бухгалтерские отчеты и балансы, первичные документы и учетные регистры, обязательно направляются в архив. Все перечисленные документы до попадания в архив должны находиться в специально отведенных для них местах под ключом. В металлических шкафах или в сейфах должны храниться бланки строгой отчетности.

В хронологическом порядке и в переплете хранятся первичные документы текущего месяца, обработанные вручную.

Сроки хранения кадровых документов

Копии приказов и выписки из них, заявления и личные дела, характеристики, листки по учету кадров, автобиографии, аттестационные листы: контрольных органов организации, руководителей, исполнительных и руководящих членов, а также работников имеющих ученую степень, государственные звания и награды – в отделе кадров хранятся 75 лет. Трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, контракты, трудовые договоры, также хранятся на протяжении 75 лет. 75 лет также хранятся характеристики работников, не имеющих личных дел. В кадровом учете пять лет хранятся: объяснительные и докладные записки, командировочные заявления и удостоверения, выписки из приказов, которые не вошли в состав личных дел. Не менее 50 лет до востребования хранятся в кадровом учете личные документы в подлиннике, такие как дипломы, аттестаты, свидетельства, трудовая книжка. Рекомендательные письма, резюме лиц не принятых на работу, листки по учету кадров, анкеты – хранятся в кадровом учете один год.

Источник: http://vse-dlya-ip.ru/ucet/uchet-oplaty-truda/sroki-xraneniya-dokumentov

Бесплатная юридическая консультация:

Какие сроки хранения документов у ИП?

Срок хранения документов ИП определяется законодательством. Какими нормами устанавливаются эти периоды и какие нюансы могут возникнуть при определении сроков хранения документов ИП, вы узнаете из нашей статьи.

Сроки хранения документов ИП

Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.

Даже если ИП работает один и у него отсутствует большая часть административно-хозяйственных, кадровых и иных распорядительных документов, а применение упрощенки с объектом «доходы» превращает первичку по расходам в макулатуру (обосновывать затраты нет необходимости), обязанность по сохранению определенных видов документации остается. Например, такой документ, как книга учета доходов, в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основе которой производит расчет УСН-налога, запрещено ликвидировать в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Или ИП применяет ОСНО и начисляет НДС — оформленные счета-фактуры также придется подшить в дело и хранить 4 года на основании той же нормы кодекса.

Бесплатная юридическая консультация:

О том, в течение какого периода нельзя уничтожать счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

Особенности исчисления сроков предпринимателем

Источник: http://Flagman-sklad.ru/srok-hranenija-dokumentov-dlja-ip/

Срок хранения документов после ликвидации ИП | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

При прекращении предпринимательской деятельности очень важно знать, какой срок хранения документов после ликвидации ИП установлен для конкретного вида документации. Рассмотрим действующие периоды хранения налоговых, бухгалтерских отчетов и кадровых документов.

Из этой статьи вы узнаете:

• какие документы необходимы для прекращения деятельности индивидуального предпринимателя;
• сроки хранения документов после закрытия ИП;
• что делать с документами при закрытия ИП.

Срок хранения документов после закрытия ИП

В соответствии с положениями действующего законодательства ликвидация индивидуального предпринимателя может быть связана с различными причинами. Чаще всего бизнесмены сами принимают решение прекратить предпринимательскую деятельность. Если закрытие ИП носит принудительный характер, то, скорее всего, речь идет о банкротстве предпринимателя или принятом соответствующем решении суда.

• Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
• Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
• Читать статью

Как и любой другой процесс предпринимательской деятельности, закрытие ИП сопровождается оформлением ряда документов. В данной статье представлен перечень документации, необходимой для прекращения предпринимательской деятельности, и рассмотрен срок хранения документов после закрытия ИП.

Куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации

Какие документы необходимы для закрытия ИП

Для официального прекращения предпринимательской деятельности ИП предоставляет в регистрирующий орган ряд документов, в том числе:

• оформленное по установленной форме и подписанное заявление. На данный момент законодательством не предусмотрено нотариальное удостоверение подписи;
• подтверждающий уплату госпошлины документ, а именно выданная Сбербанком квитанция.

Если у ИП нет возможности лично передать документы сотрудникам налоговой инспекции, допускается пересылка квитанции и заявления по почте. В таком случае отправляется ценное письмо с проведенной описью вложения.

Как провести сокращение численности или штата индивидуальному предпринимателю

Сроки хранения документов после закрытия ИП

После завершения процедуры ликвидации индивидуального предпринимателя налоговая служба в течение 3 лет имеет право провести проверку факта прекращения предпринимательской деятельности.

Действующим НК РФ предусмотрено, что налогоплательщиками обеспечивается в течение 4 лет сохранность данных налогового и бухгалтерского учета, а также прочих необходимых для уплаты налоговых платежей документов.

1. Указанные сроки хранения документов после закрытия ИП являются обязательными вне зависимости от сферы деятельности и причины закрытия предпринимателя.
2. Как хранить документы в кадровой службе
3. Хранению в течение 4 лет также подлежат документы, подтверждающие получение доходов, возникновение расходов и факт оплаты налогов.
4. Специальные требования действуют для кадровой документации. В течение 75 лет должны храниться:

• распоряжения индивидуального предпринимателя о приеме, переводе, увольнении сотрудников;
• приказы руководителя ИП;
• распоряжения о предоставлении работникам длительных отпусков;
• личные карточки и личные дела персонала (обязательному хранению подлежат карточки и дела не только постоянных, но и временных работников);
• расчетные ведомости, в которых отражены все начисления зарплаты;
• наряды и табели сотрудников вредных профессий;
• заключенные трудовые соглашения.

Оформляем увольнение в связи с ликвидацией организации

При проведении проверок также могут потребовать предоставить книги кассиров, кассовые ленты с контрольными суммами и некоторые другие документы, устанавливающие факт проведения расчетных операций с населением. Для такой первичной учетной документации действует срок хранения не меньше 5 лет.

Говоря про сроки хранения документов со сведениями об оплате страховых взносов, отметим, что в данном случае период хранения регламентируется ФЗ 212-ФЗ, устанавливающим обязанности плательщиков взносов страхования. В Федеральном законе сказано, что подтверждающие начисление и уплату страховых взносов документы должны хранить в течение 6 лет.

Как защитить права работодателей – малых предпринимателей?

Что делать с документами при закрытия ИП?

Сегодня на территории РФ порядок хранения документов после закрытия ИП устанавливается в соответствии с действующими правилами работы архивов организаций, а также положениями законодательства об архивном деле и других нормативных актов.

Как было сказано ранее, при ликвидации индивидуального предпринимателя обязательному сохранению в течение 75 лет подлежат документы по личному составу и постоянного хранения. Такие документы передаются в архивное учреждение и важны для уволенных сотрудников, являясь единственным основанием для расчета, начисления им в будущем пенсий, восстановления трудового, в том числе льготного, стажа.

Таким образом, при закрытии ИП необходимо соблюдать обязательные требования к хранению кадровой, налоговой и бухгалтерской документации. Кадровая документация подлежит сдаче в архивные учреждения.

Проверки: могут ли проверить малое предприятие по жалобе сотрудника?

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383622-qqq-16-m10-srok-hraneniya-dokumentov-posle-likvidatsii-ip

Сколько хранить документы ИП

Чтобы предпринимателю закрыть своё ИП, нужно пройти ряд этапов.

Важное правило: вы можете подавать документы на закрытие ИП, даже имея долги перед ИФНС, ПФР или другими лицами или несданную отчетность.

Дело в том, что закрытие ИП не прекращает возникшие у человека долги, их все придется закрывать даже после прекращения деятельности. Поэтому, они не мешают подаче документов на прекращение деятельности.

Регистрация прекращения деятельности ИП в налоговой длится 5 рабочих дней.

Однако, прежде чем закрываться, мы рекомендуем выяснить состояние долгов в ПФР и ИФНС — это сделает закрытие более предсказуемым.

После закрытия ИП нужно сдать финальную налоговую декларацию (УСН или 3-НДФЛ).

Закрытие ИП: сколько лет хранить документы?

Есть нюанс — доверенное лицо (поверенный) может представлять интересы индивидуального предпринимателя — физического лица, только на основании нотариальной доверенности.

Из этого следует, что либо ИП будет самостоятельно посещать все госорганы, либо достаточно один раз посетить нотариуса, заверив положенные документы и выписав нам нотариальную доверенность.

Тогда мы всё сделаем за вас.

Сколько времени это займет (план наших действий)

Наши действия
Сроки

Подготовка документов на закрытие ИП	1 день
Подача документов в МИФНС 46	1 день
Рассмотрение документов в МИФНС 46	5 дней
Получение результата	1 день
Сдача окончательной налоговой декларации в ИФНС	1 день
Всего «под ключ» в стандартном варианте	9 рабочих дней

Стоимость услуги по закрытию ИП

Наши услуги
Цена
Накладные расходы

Подготовка документов на закрытие ИППодача-получение в МИФНС 46 нашим специалистом по доверенности	6000
Подготовка и сдача финальной налоговой декларации в ИФНС (нулевая / ненулевая)	4000 / по договоренности
Решение вопросов с долгами ПФР (при необходимости)	от 10000 р
Государственная пошлина за прекращение деятельности индивидуального предпринимателя	160
Нотариальные расходы (если подаете по доверенности нашим курьером): заверение заявления на прекращение деятельности заверение копии паспорта доверенность 2 копии с нее	примерно:140010001500240———4140

Вы можете заказать услугу «под ключ» или же выбрать отдельные этапы, которые актуальны именно вам.

После закрытия ИП вы получите на руки полный пакет документов:

1. Лист записи о прекращении деятельности, с отметкой МИФНС 46.
2. Декларация УСН или НДФЛ с подтверждением электронной сдачи.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли перерегистрировать ИП в ООО?

Нет, такой процедуры законодательством не предусмотрено. Если гражданин хочет осуществлять предпринимательскую деятельность от имени ООО, а не от имени ИП, ему следует закрыть ИП и открыть ООО.

Нужно ли платить налоги и взносы после закрытия ИП?

Прекращение регистрации индивидуального предпринимателя не влечет автоматического прекращения его обязательств по уплате налогов. Эти обязательства прекращаются только в случаях:— уплаты налога или сбора— в связи со смертью физического лица (ст. 44 НК РФ)

Поэтому, если какие-то налоги за время работы в качестве ИП у вас остались неуплаченными, их нужно доплатить.

Можно ли оштрафовать ИП после прекращения деятельности?

Да, так как после закрытия ИП все права и обязанности не прекращаются, а остаются у физического лица.

Сколько лет нужно хранить документы по закрытому ИП?

Документы следует хранить в течение полных четырех лет.

Типичные ошибки и их последствия

Забыли сдать окончательную декларацию

Прекращение регистрации в качестве индивидуального предпринимателя не снимает с физического лица обязанность сдать декларации. За несдачу декларации положен штраф.

Есть вопросы?Задайте их нам через форму обратной связи прямо сейчас

9 мая 2018

Какие документы нужны для ведения ИП и срок их хранения

Позакону ИП не обязаны вести бухучет. Но, чтобы платить налоги и взносы в фонды, предприниматель ведет бухгалтерию.

Чтобы сдавать отчеты, налоги, перечислять взносы, начислять зарплаты и расплачиваться с поставщиками или клиентами, бухгалтер создает документы.

Хранение документов ИП и ООО

Всё это — документооборот.

Отчего зависит бухгалтерская документация ИП

Документооборот собственника бизнеса связан с налоговым режимом, кодами экономической деятельности, местом регистрации. Пример. Продажа цветов или шаурмы в маленьком магазине за наличные с наемным продавцом.

По новому закону № 54 ФЗ вам придется купить онлайн-кассу или вести бланки строгой отчетности (БСО). Если вы продаете сами без наемных сотрудников, об онлайн-кассе можно не беспокоиться до 2019 года. С 1 июля 2018 года печатать БСО нужно будет на специальном устройстве.

Для уроков на дому или услуг по макияжу можно не регистрировать ИП. Налоги заплатите как физическое лицо. Бухгалтерию вести не нужно.

Какие бухгалтерские документы должен вести ИПв зависимости от налогового режима

На упрощенной системе налогообложения (УСН) самая простая отчетность. Предприниматели на УСН ведут только Книгу учета доходов и расходов.

Если у бизнесмена есть работники, нужно сдавать справки, сведения о численности работников в налоговую, сведения о застрахованных лицах в Пенсионный фонд.

ЕНВД — единый налог на вмененный доход, он равен 15% от доходов. ИП на ЕНВД ведут только книгу учета доходов и расходов.

Патентный режим (ПСН) подразумевает покупку патента. Пример. Вы решили ремонтировать жилье в Московской области. Годовой патент на ремонт жилья стоит 9000 рублей. Ведется только книга учета доходов. Рассчитайте сколько стоит патент, на сайте налоговой.

ОСНО — общая система налогообложения. Применяется, если налоговые спецрежимы не подходят для деятельности. На ОСНО документов вести больше: книгу продаж НДС, книгу покупок НДС, книгу учета доходов и расходов.

Предприниматели, которые занимаются сельским хозяйством, работают на едином сельскохозяйственном налоге. Порядок ведения бухучета, как у ИП с упрощенкой.

Ведение документации ИП осложнится, если в штате есть сотрудники: нужно платить взносы, отправлять в налоговую ежеквартальные отчеты, ежегодные справки. Но бухгалтерского учета это не касается.

Документооборот ИПв зависимости от кодов ОКВЭД, регистрации и ведения экономической деятельности

Классификатор видов экономической деятельности определяет, чем занимается бизнесмен. Некоторые коды исключают применение УСН, например, если вы решили стать страховым брокером (статья 346, пункт 3 Налогового кодекса). Документооборот будет сложнее.

Если вы парикмахер, можете выбрать, что вам выгоднее: работать на УСН или купить патент. УСН рассчитывается по месту регистрации ИП, а это всегда место жительства.

Размер предполагаемого дохода в ПСН, от которого и рассчитывается стоимость патента, будет зависеть от места, где предприниматель собрался работать. Вести нужно будет только книгу учета доходов в обоих случаях.

При этом режимы можно совмещать: применять УСН на определенные виды деятельности, а патент купить для других видов и даже работать с таким патентом в другом городе. Документов при этом будет больше, учет осложнится.

Сколько хранить бухгалтерские документы ИП

Налоговые документы ИПхранятся четыре года, бухгалтерские — пять. Например, счет-фактура — это налоговый документ, потому что она применяется для учета НДС, а накладные, акты и универсальные передаточные документы — бухгалтерские, потому что фиксируют деятельность предпринимателя, его доходы и расходы.

Бухгалтерский документооборот сложный процесс, поэтому лучше хранить отчеты пять лет. На электронные документы распространяются те же правила. Срок хранения документов ИП по бухгалтерии считается с начала налогового периода.

• Также может быть интересно:
• Что делать, если ИП не сдавал отчетность: штрафы и последствия
• Как получить кредит ИП
• Как получить налоговый вычет за ККТ для ИП на УСН

Сколько хранить документы после закрытия ИП?

Если ИП закрылся, сколько после этого хранить документы?

Читалка

Главная→ Читалка

Хранение документов в организации

 опубликовано: № 26 (936) — июнь 2010, добавлено: 01.07.2010     

Тематики:  Бухгалтерский учет  

Наше предприятие – ЗАО, применяем УСН – доходы. Прошу рассказать сроки хранения документов: квартальные отчеты, Книга доходов и расходов, лицевые счета, касса, зарплата, документы, подтверждающие наши доходы, документы, подтверждающие наши доходы, документы кадровые.

Как правильно оформить списание (уничтожение) документов, срок хранения которых истек?

П.п. 8 п. 1 ст.

23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечиватьсохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

По мнению Минфина РФ, течение указанного четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 г. № 03-03-04/2/83).

Согласно ст. 346.24 НК РФ учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу при УСН налогоплательщик обязан вести в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и порядок заполнения которой утверждаются Минфином РФ.

Следовательно, поскольку в Книге учета содержатся данные налогового учета, то согласно п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ Книга учета должна храниться в течение четырех лет.

В соответствии со ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Если Ваша организация применяет контрольно-кассовую технику, то документация, связанная с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники, а также использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации, должны храниться в течение не менее 5 лет с даты окончания их использования.

Это установлено п. 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 г. № 470.

Источник: https://obd2bluetooth.ru/skolko-hranit-dokumenty-ip/

Какие документы нужны для ведения ИП и срок их хранения

18 августа 2018

По закону ИП не обязаны вести бухучет. Но, чтобы платить налоги и взносы в фонды, предприниматель ведет бухгалтерию. Чтобы сдавать отчеты, налоги, перечислять взносы, начислять зарплаты и расплачиваться с поставщиками или клиентами, бухгалтер создает документы. Всё это — документооборот.

От чего зависит бухгалтерская документация ИП

Документооборот собственника бизнеса связан с налоговым режимом, кодами экономической деятельности, местом регистрации. Пример. Продажа цветов или шаурмы в маленьком магазине за наличные с наемным продавцом. По новому закону № 54 ФЗ вам придется купить онлайн-кассу или вести бланки строгой отчетности (БСО).

Если вы продаете сами без наемных сотрудников, об онлайн-кассе можно не беспокоиться до 2019 года. С 1 июля 2018 года печатать БСО нужно будет на специальном устройстве. Для уроков на дому или услуг по макияжу можно не регистрировать ИП. Налоги заплатите как физическое лицо. Бухгалтерию вести не нужно.

 Но если Вы все же хотите оформить ИП, то открыть счет можно здесь.

Какие бухгалтерские документы должен вести ИП в зависимости от налогового режима

На упрощенной системе налогообложения (УСН) самая простая отчетность. Предприниматели на УСН ведут только Книгу учета доходов и расходов.

Если у бизнесмена есть работники, нужно сдавать справки, сведения о численности работников в налоговую, сведения о застрахованных лицах в Пенсионный фонд.

ЕНВД — единый налог на вмененный доход, он равен 15% от доходов. ИП на ЕНВД ведут только книгу учета доходов и расходов.

Патентный режим (ПСН) подразумевает покупку патента. Пример. Вы решили ремонтировать жилье в Московской области. Годовой патент на ремонт жилья стоит 9000 рублей. Ведется только книга учета доходов. Рассчитайте сколько стоит патент, на сайте налоговой.

ОСНО — общая система налогообложения. Применяется, если налоговые спецрежимы не подходят для деятельности. На ОСНО документов вести больше: книгу продаж НДС, книгу покупок НДС, книгу учета доходов и расходов.

Ведение документации ИП осложнится, если в штате есть сотрудники: нужно платить взносы, отправлять в налоговую ежеквартальные отчеты, ежегодные справки. Но бухгалтерского учета это не касается.

Документооборот ИП в зависимости от кодов ОКВЭД, регистрации и ведения экономической деятельности

Классификатор видов экономической деятельности определяет, чем занимается бизнесмен. Некоторые коды исключают применение УСН, например, если вы решили стать страховым брокером (статья 346, пункт 3 Налогового кодекса). Документооборот будет сложнее.

Если вы парикмахер, можете выбрать, что вам выгоднее: работать на УСН или купить патент. УСН рассчитывается по месту регистрации ИП, а это всегда место жительства.

Размер предполагаемого дохода в ПСН, от которого и рассчитывается стоимость патента, будет зависеть от места, где предприниматель собрался работать. Вести нужно будет только книгу учета доходов в обоих случаях.

При этом режимы можно совмещать: применять УСН на определенные виды деятельности, а патент купить для других видов и даже работать с таким патентом в другом городе. Документов при этом будет больше, учет осложнится.

Сколько хранить бухгалтерские документы ИП

Налоговые документы ИП хранятся четыре года, бухгалтерские — пять. Например, счет-фактура — это налоговый документ, потому что она применяется для учета НДС, а накладные, акты и универсальные передаточные документы — бухгалтерские, потому что фиксируют деятельность предпринимателя, его доходы и расходы.

Бухгалтерский документооборот сложный процесс, поэтому лучше хранить отчеты пять лет. На электронные документы распространяются те же правила. Срок хранения документов ИП по бухгалтерии считается с начала налогового периода.

• Также может быть интересно:
• Что делать, если ИП не сдавал отчетность: штрафы и последствия
• Как получить кредит ИП
• Как получить налоговый вычет за ККТ для ИП на УСН

Источник: https://tvoedelo.online/ip/dokumentooborot-ip-vedenie-deyatelnosti

Хранение бухгалтерских документов ИП

Нужно ли хранить бухгалтерские документы ИП, которое закрыто в связи со смертью ИП? Срок, в течение которого нужно хранить документы, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы и доначисления. Если ИП умер, значит, и наказывать некого? Значит, можно документы уничтожить?

Да, документы можно уничтожить на следующий день после смерти.

Объясняется это тем, что Статус индивидуального предпринимателя прекращается с его смертью (2 ст. 22.3 Закона № 129-ФЗ). Законом № 129-ФЗ также не допускается переход статуса индивидуального предпринимателя от одного лица к другому. В соответствии с подп. 3 п. 3 ст.

44 НК РФ обязанность по уплате налога прекращается в связи со смертью налогоплательщика. Соответственно, предоставлять отчеты в налоговую доверительному управляющему не нужно.

Следовательно, наследование статуса индивидуального предпринимателя, а также его процессуальных прав и обязанностей по уплате налогов и хранению бухгалтерской документации не допускается.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

Рекомендация: Как хранить бухгалтерские документы

«Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно* (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела.

Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет.

После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании.

Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Уничтожение документов

Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами:

• передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
• самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте».

Источник: https://www.law.ru/question/68798-hranenie-buhgalterskih-dokumentov-ip